Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

Si hablamos de calificar reuniones, es muy probable que entre los adjetivos más repetidos figuren "largas" y "aburridas". De hecho, según datos publicados por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión de tiempo en el trabajo, el 91% de los sujetos han manifestado aburrimiento en algún momento de la reunión. Por si esto fuera poco, el 96% se pierde alguna reunión, el 73% realiza otras tareas durante las mismas y el 45% se declara abrumado y agobiado por el número de reuniones a las que debe acudir. Casi la mitad de los encuestados, el 47%, opina que son una total pérdida de tiempo, llegando al extremo de que incluso un 39% se ha dormido alguna vez asistiendo a alguna de ellas. ¿Por qué sucede esto? La respuesta es sencilla: tenemos una tendencia a la sobresaturación de este tipo de eventos dentro del mundo empresarial, confundiendo la necesidad real de puesta en común de ideas y búsqueda de soluciones con una irreal de organizar una reunión para casi cualquier cosa. Como sucede en muchos aspectos, la clave reside en la gestión.

¿Cómo puedo gestionar las reuniones para que sean realmente efectivas?

 

• Analiza la situación de la empresa con respecto a los objetivos. ¿Qué es lo que necesita la empresa?, ¿aumentar ventas?, ¿fortalecer una estrategia de branding? Los objetivos de la empresa deben ser la base del motivo de organización de la reunión o reuniones.
• Desglosa y segmenta. Si perseguimos un objetivo concreto, es importante examinarlo minuciosamente y ver qué partes lo conforman. Debemos tener claro qué acciones pueden llevar a él para tratarlas de manera individual antes de considerarlo como un todo.
• Planifica el encuentro e informa al equipo. Si nuestra intención es organizar una reunión efectiva y productiva, es crucial planificarla con tiempo y notificarla individualmente, por ejemplo vía e-mail o Skype. En dicha comunicación debe incluirse el motivo de la reunión, la fecha y hora en la que tendrá lugar y los principales contenidos a tratar.

De esta manera, cada trabajador/a podrá informarse y preparar con antelación su argumento. Uno de        los errores más grandes a la hora de convocar reuniones, según los psicólogos laborales, consiste en empeñarse en convocar a personas que no tienen ni tiempo ni interés en escuchar temas que no les  conciernen.

• Exige puntualidad. Una vez confirmada la asistencia, es necesario establecer unos límites de tiempo para evitar que las reuniones se prolonguen demasiado, pero con tiempo suficiente para tratar los temas planeados. Para ello es necesario que todos acudan a la hora especificada.

Según los expertos, para una reunión de una duración media de 45 minutos, lo recomendable es hacerlo a primera hora de la mañana o justo después de almorzar, es decir, momentos en los que no se haya estado trabajando previamente para no arrastrar tareas.

• • Elabora una agenda de contenidos. Éstos deben estar siempre sujetos a los objetivos, como ya hemos mencionado previamente, y organizados según prioridades. Es conveniente también especificar un tiempo aproximado de tratamiento de cada tema y saber pasar al siguiente si no se llega a algún acuerdo, con el objetivo de evitar divagar o desviarse del tema, uno de los principales motivos que generan rechazo.

 

• • Fomenta situaciones distendidas y humorísticas. Esto es esencial, sobre todo en el caso de reuniones que requieran periodos de más de una hora. Si la situación llega a límites que puedan rozar la tensión, quizá es momento de hacer un parón o de tratar de quitar hierro al asunto con alguna broma o chascarrillo.Ésto relajará el ambiente y mantendrá la atención sin desviarse de los principales temas a tratar.

 

• • Evita los monólogos. Es natural que, si la reunión ha sido programada por la figura del empresario o de un alto cargo, la mayor parte del discurso, o, al menos, la introducción recaiga sobre su figura. Sin embargo, es recomendable ceder la palabra a los participantes lo antes posible, para evitar de esta manera caer en la redundancia, la monotonía y el egocentrismo.

 

• Prevén las formaciones de bandos. Puede ocurrir que, en algún momento de la discusión, incurran las alianzas entre puntos de vista similares. Sin embargo, ello no debe derivar en un enfrentamiento directo entre partes, pues es vital comprender y hacer entender que todos son partes del mismo barco.

La figura del moderador en este punto es crucial, ya que el éxito comunicativo dependerá en este punto de  sus dotes de liderazgo, interés, seguridad y, ante todo, capacidad organizativa.

• • Anota todo lo importante. Al fin y al cabo, la principal función de este tipo de eventos es la puesta en común de ideas para conseguir un beneficio colectivo. El moderador debe tomar nota de los temas que encontraron solución, los que quedaron inconclusos y las personas que participaron más activamente.

 

• Resume y concluye. Quizá es el punto más importante de todo, puesto que de aquí partirán las posibles soluciones. Haz un completo resumen con las medidas propuestas y envíalo de forma individual, para que todos los asistentes se sientan valorados y quede constancia de que se destinará tiempo y recursos a llevar estas propuestas a cabo.