¿Cómo presentar las cuentas anuales de una empresa?

La realización de las cuentas anuales supone uno de los trámites más importantes para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Estos documentos recopilan la información financiera de un negocio cada 12 meses y se han de presentar en el Registro Mercantil. Su función principal es proporcionar datos sobre la situación actual de cualquier negocio. Para realizar la tramitación de forma correcta, es vital saber cómo y cuándo hacerlo.

Cómo se deben presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales de una empresa deben incluir:

• Balance de situación. Un documento que representa la situación financiera de una empresa en un momento determinado. Incluye los activos (bienes que posee la compañía y sus derechos de cobro) y los pasivos (los fondos propios y deudas o exigibles), además del capital de una organización.
• Cuenta de pérdidas y ganancias. Un resumen de los ingresos y gastos de una empresa durante el pasado ejercicio contable. Al restar los gastos a los ingresos, se obtendrá el resultado del año, que puede ser de beneficios o pérdidas.
• Estado de cambios del patrimonio neto. El patrimonio neto supone la suma entre las aportaciones de los socios y los beneficios generados y no distribuidos. En las cuentas anuales de una empresa se deberá especificar la situación actual del patrimonio neto y si éste ha variado desde el último ejercicio.
• Estado de flujos de efectivo o cashflow. Detalla la entrada y salida de efectivo en el anterior ejercicio. Indica así el nivel de liquidez de una empresa. Este documento proporciona información sobre la capacidad de la empresa de cumplir con sus deudas o la necesidad de financiación.
• La memoria contable. Documento que recoge toda la información que puede ser de interés para los accionistas de una empresa. Detalla así la información recogida en el resto de documentos e incluye logros, resultados, hechos y objetivos.

Además de los libros contables obligatorios, entre los que se encuentras las cuentas anuales, una empresa también puede utilizar información complementaria como el libro mayor de contabilidad.

Dependiendo del tamaño de la empresa, el formato de las cuentas anuales puede variar, de modo que existen tres variantes: normal, abreviado y pymes.

Cuándo se presentan las cuentas anuales de una empresa

La presentación de las cuentas anuales de una empresa debe seguir una serie de plazos para considerarse correcta.

• En primer lugar se establece que un ejercicio económico comprende entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Desde este último día, los administradores de una empresa tienen un plazo de 3 meses para realizar la formulación de las cuentas.
• De igual modo, es necesario llevar a cabo la legalización de los Libros Contables, para lo cual se establece un periodo de 4 meses desde la finalización del ejercicio contable. En este caso, se incluyen el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
• Se presenta la documentación mencionada más arriba en este artículo en el Registro Mercantil de cada provincia de acuerdo al domicilio social del negocio.
• La presentación puede ser vía telemática, física (papel) o en soportes tipo CD o DVD.
• En los siguientes 6 meses tras el cierre del ejercicio económico, la Junta General deberá dar el visto bueno a las Cuentas Anuales.
• Finalmente, se deposita esta documentación en el Registro Mercantil, como máximo un mes más tarde de la Junta General.

Toda la información sobre los trámites para presentar las cuentas anuales de una empresa se haya contenida en la Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.

Resulta importante presentar esta documentación en los plazos definidos para evitar sanciones. De igual manera, es vital asegurarse de que la información presentada en las cuentas es verídica y se corresponde con la realidad de la empresa.

Las cuentas anuales se convierten así en uno de los documentos básicos a elaborar en una empresa, junto con un plan de negocio o los libros de ventas.