Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso

Un acta de reunión es un documento especializado esencial en el mundo laboral, cuya finalidad es recoger por escrito todo lo hablado y considerado en una reunión. De este modo, lo acordado en el meeting adquiere una validez formal, a la par que el documento sirve de recordatorio para los implicados.

Las actas de reunión son documentos típicos tanto para organismos públicos (por ejemplo, el parlamento) como privados (como para una reunión del consejo de administración). Además, empresas de cualquier tamaño pueden utilizarlas para dejar constancia de lo acordado en sus meetings y tener una herramienta que les ayude a avanzar en las decisiones tomadas.

Los elementos de cualquier acta de reunión

El acta de reunión contará con diferentes características dependiendo de qué organismo esté reunido. No obstante, existen ciertos elementos comunes a la mayoría de actas de reunión:

Datos para identificar la reunión

Fecha, lugar y asistentes. En el caso de los asistentes, conviene esclarecer qué puesto ocupa cada uno en el organigrama o a qué organización pertenece.

De igual modo, es posible incluir una lista de personas ausentes, pero que tienen intereses en lo que se habla en la reunión.

El orden del día

Se trata de un listado de los temas que, en momentos previos a la reunión, se acordó que se tratarían durante el encuentro.

La estructura típica de un orden del día incluye:

• Bienvenida
• Aprobación del acta de reunión anterior
• Revisión de cada tema que se desea tratar en la reunión
• Posible debate de otros temas que quedaron fuera del orden del día
• Turno de ruegos y preguntas
• Acuerdo
• Cierre de la reunión

El diálogo sobre los temas a tratar

Algunas actas requieren que se recoja palabra por palabra lo que cada participante ha dicho (principalmente, las reuniones de organismos públicos) para lo cual es necesario que haya alguien encargado de transcribir las intervenciones.

La mayoría de actas de reunión incluye:

• Un resumen de los temas tratados. Conviene numerarlos, además de explicar quién está a cargo de exponerlos.
• La mención de las diferentes posiciones o propuestas que se han expresado sobre cómo solucionar los temas tratados. Al igual que con el resumen de los temas, se especifica quién ha propuesto las diferentes soluciones.

Las decisiones tomadas

En uno de los epígrafes más importantes del acta de reunión es necesario incluir tanto los acuerdos alcanzados como los desacuerdos.

Si las decisiones se toman por votación, en este último apartado debe aparecer un resumen sobre las mismas. También se puede hacer constar si las votaciones han sido anónimas o no.

El cierre y el pie de acta

Por lo general, aparece una fórmula de cierre junto con las firmas del secretario/a y de la persona encargada de liderar la reunión. 

Anexos

Es posible adjuntar otros documentos al final del acta que puedan servir para clarificar alguna de las cuestiones discutidas durante la reunión.

Organizar un acta de reunión que impulse a la acción

Las actas de reunión son algunos de los documentos más comunes que impulsan a generar empresas organizadas de forma más eficiente, al igual que, por ejemplo, los organigramas.

En cualquier caso, es necesario que estas reuniones sirvan para impulsar la eficiencia y la optimización de procesos en una organización, al mejorar cómo organizar reuniones de trabajo. De acuerdo a una encuesta realizada por el portal The Muse, en EEUU las reuniones son percibidas como una pérdida de tiempo y malgastan al menos el 15% del tiempo colectivo de las organizaciones.

Por ello, es esencial traducir el acta de reunión en un documento que recoja cuáles son los siguientes pasos a llevar a cabo por la organización. Este nuevo documento puede organizarse en torno a las tareas a cumplir, quién debe cumplirlas y cuáles son las fechas límite para que lo haga. Esto será especialmente importante si la reunión está enmarcada en un contexto de gestión del cambio, o también para la incorporación de nuevas tecnologías como el uso de la realidad virtual para reuniones de empresa.