Cómo gestionar tu trabajo de oficina desde casa

La crisis sanitaria provocada a nivel mundial por el nuevo coronavirus (también conocido como covid-19) ha hecho que las empresas tengan que aplicar protocolos de contención y planes de actuación para proteger a sus trabajadores. Aunque las medidas a implementar varían mucho según el tipo de negocio o industria, lo cierto es que las autoridades sanitarias han exhortado a las empresas a facilitar el teletrabajo, en todas aquellas actividades en las que este sea posible. Esto ha hecho que muchos trabajadores deban gestionar su trabajo de oficina desde casa, a veces sin demasiada preparación previa.

Y es que trabajar desde casa no es tan fácil como parece, sobre todo cuando no se está habituado a esta situación. Según Eurostat, solo el 3,2% de los trabajadores españoles trabaja a veces desde casa (frente al 19,6% de los Países Bajos o el 14,1% de Francia, por ejemplo). Esto significa que un porcentaje importante de la población se estrenará en el teletrabajo durante estos días. Para ellos, tenemos unos consejos.

Consejos para hacer el trabajo de oficina desde casa (y ser productivo)

• Mantener los horarios. Hay que ser disciplinado en este sentido. En primer lugar, porque puede que necesites estar disponible para el resto de los compañeros. Por otro lado, evitarás aplazar tareas y encontrarte al final del día con una bola de trabajo difícil de digerir.
• Establece un sitio de trabajo fijo. Adecúa un puesto de trabajo que te permita estar bien sentado, manteniendo la higiene postural de manera similar a cuando estás en la oficina. Aunque el sofá o la cama puedan parecer apetecibles, una silla y una mesa son mejor opción. No solo harán que seas verdaderamente productivo y que evites malas posturas, también te permitirán diferenciar ambientes y desconectar mejor cuando acabe tu jornada.
• Tener claros los canales de comunicación. Es mejor usar canales profesionales de comunicación, como las herramientas que detallaremos más adelante, en vez de los números personales de teléfono. De esta forma, no corremos el riesgo de molestar, o que nos molesten, en tiempo de descanso. También merece la pena elegir un solo canal de comunicación, porque estar pendiente de todo es como estar pendiente de nada (aunque no está de más establecer uno secundario solo para emergencias).
• No hagas tareas que no harías en la oficina. Puede que pienses que, ya que estás en casa, puedes aprovechar para echar una lavadora o cocinar un menú rápido en la hora de la comida. Esto solo logrará que comas con prisas o que tu jornada se acabe alargando más de lo habitual.
• Sigue las mismas rutinas. Prepara tu jornada de la misma forma que si fueras a la oficina. Seguir las mismas rutinas (por ejemplo, desayunar y luego darse una ducha) despertará una asociación mental que te pondrá en una mejor disposición para trabajar, permitiéndote estar más concentrado que si te pones a trabajar directamente en pijama.
• Mantén el contacto con los compañeros. Trabajando fuera de la oficina la comunicación es un punto a reforzar. Como la comunicación no verbal puede conducir a malentendidos (se pierden matices como el tono) no dejes toda comunicación en manos del correo electrónico. Establecer llamadas o videollamadas con frecuencia ayudará a evitar conflictos.
• Desconecta. Pauta unos descansos análogos a los de la oficina y respétalos. Cuando acabe la jornada, desconecta los canales de comunicación.
• Actualiza tu equipo. Si vas a usar un equipo propio, dedica antes unos minutos a actualizarlo para atajar posibles brechas de seguridad.

 

Herramientas para el teletrabajo

Huelga decir que internet es la principal herramienta para trabajar desde casa. Estos días, las operadoras de telecomunicaciones han notado una explosión de tráfico a través de las redes IP hasta del 40%. El tráfico de herramientas de trabajo en remoto, como Skype y Webex, se ha multiplicado por cuatro.

En este panorama, que amenaza con la saturación de líneas, los proveedores de internet recomiendan un consumo racional de los recursos, que pasa por priorizar el uso del teléfono fijo frente al móvil, evitar los emails masivos, evitar mandar ficheros de mucho peso (pasar de ppt a pdf, por ejemplo), descargar solo los documentos estrictamente necesarios y utilizar algunas herramientas de trabajo colaborativo, como las que detallamos a continuación.

Herramientas para la comunicación

• Microsoft Teams. Esta plataforma está orientada a los negocios y permite acciones como llamadas, control remoto a través de llamadas, videollamadas, compartir archivos y chats de múltiples usuarios, además de proporcionar notas, acceso a documentos de Office y un planificador de tareas.
• Slack. Disponible en versión de escritorio o app móvil, esta aplicación facilita la comunicación mediante mensaje, vídeo o audio, permitiendo crear diferentes canales o grupos para así hablar con el equipo o las personas precisas, sin perturbar a los demás.
• Skype. Es una de las aplicaciones más populares, no solo a nivel empresarial, sino también a nivel personal. Permite chats, envío de archivos y videollamadas, así como crear grupos. Como el resto de las herramientas, también permite ‘compartir pantalla’, una función que sirve para enseñar a un compañero lo que aparece en nuestro equipo. Su gran ventaja es que es gratuito (para llamadas entre dispositivos con conexión a internet)
• Google Hangouts. Esta plataforma de mensajería permite funcionalidades similares a Skype pero cuenta con la ventaja de que la gente puede conectarse sin necesidad de tener una cuenta específica (con una cuenta de Google es suficiente). Sin embargo, no permite enviar archivos de voz y audio.
• Webex. Además de permitir llamadas y videollamadas, como las herramientas anteriores, esta herramienta también permite medir la actividad del usuario, el uso de recursos, el ancho de banda o la disponibilidad. Como extra, se puede integrar con muchas otras plataformas, como Google Calendar.

Herramientas de seguridad

• Redes VPN. Las redes VPN (Virtual Private Network) crean una red local sin necesidad de que los usuarios estén interconectados entre sí, de modo que se pueden compartir archivos o impresoras sin pasar por internet y evitar bloqueos geográficos de contenido. Estas redes aportan muchas ventajas a nivel de ciberseguridad cuando se está teletrabajando.
• Gestores de contraseñas. Herramientas como Lastpass o Keypass permiten almacenar y compartir contraseñas de forma segura. De este modo, podemos dar acceso a cierta plataforma a un compañero de oficina manteniendo el control sobre la contraseña (solo nosotros la sabemos y, por lo tanto, solo nosotros podemos modificarla).

Herramientas de gestión de tareas

Hay infinidad de herramientas que facilitan el trabajo de oficina desde casa, permitiendo gestionar proyectos y asignar tareas a otros miembros del equipo. Aunque no son exclusivas para trabajar desde el hogar, sí ayudan a organizarse mejor cuando los empleados no pueden verse las caras. También permiten establecer fechas de cumplimiento, para evitar tener que enviar mensajes recordatorios cada dos por tres. Algunas de estas herramientas son Asana, Monday, Nozbe o Do it tomorrow.

Otro tipo de herramientas

Para trabajar en equipo, Google Docs también puede ofrecer funcionalidades muy interesantes. Permite compartir documentos (de texto, de cálculo o presentaciones) con diferentes tipos de permisos, como edición, dejar comentarios, etc., para que trabajar ‘mano a mano’ resulte más fácil que nunca.

Otras herramientas que pueden ser de utilidad son las que desvían y redirigen llamadas. Al instalarlas en un teléfono móvil, podremos pasar la llamada a otros compañeros. No es tan fácil como acercarle el teléfono, pero es un comienzo.

Por último, cabe señar que, aunque el trabajo de la oficina se haga en casa, es necesario que las empresas sigan cumpliendo con la Ley de Control horario. Por este motivo, es necesario que el empresario implemente medidas de fichaje online, si no se había hecho.