Herramientas y consejos para el trabajo en equipo

• Algunas claves para el trabajo en equipo exitoso
• Herramientas para optimizar el trabajo en equipo

El trabajo en equipo puede convertirse en la base idónea para que una organización crezca y aproveche todo su potencial. No obstante, fallos en comunicación, la falta de encuentro en objetivos comunes o en el reparto de tareas pueden ralentizar este avance, por mucho potencial que presente un equipo. 

Además, desde la pandemia, un 50,6% de las empresas españolas han puesto en marcha algún proceso de trabajo en remoto, según datos de RED. Esto ha supuesto algunas dificultades en la coordinación de equipos. 

Sin embargo, siguiendo algunas claves y poniendo en marcha herramientas digitales, como una oficina virtual, es posible aprovechar todas las posibilidades del trabajo en equipo, incluso en remoto. Te contamos cómo.

Algunas claves para el trabajo en equipo exitoso

• Contar con objetivos en común y desarrollar una identidad de equipo. Se trata de que todas las personas en el equipo avancen en una misma dirección. Esto es más sencillo si se genera a la vez un sentimiento de pertenencia, de modo que todos tengan la sensación de trabajar en pos de los mismos objetivos y de que sus opiniones y trabajo son importantes.
• Delinear los roles y responsabilidades de cada miembro de forma clara. Esto también implica que estas responsabilidades son comunicadas de forma adecuada.
• Desarrollar una comunicación transparente y dinámica. Un buen trabajo en equipo supone que nadie monopoliza la conversación y todos los miembros se ven capacitados para aportar inputs valiosos. Es imprescindible contar con varios canales que aligeren la conversación, más allá de los correos electrónicos, como chats y una plataforma de videollamadas.
• Contar con líderes eficientes a todos los niveles, que sean capaces de dirigir los esfuerzos del grupo.
• Hay flexibilidad y adaptabilidad. De este modo, el equipo es capaz de ajustarse de forma exitosa a cambios inesperados sin grandes disrupciones.

 

Herramientas para optimizar el trabajo en equipo

La incorporación de herramientas tecnológicas está permitiendo a las empresas impulsar la productividad del trabajo en equipo. 

Como ventaja adicional, un estudio realizado por Finances Online citaba cómo las empresas con buenos protocolos de trabajo en equipo eran capaces de retener talento en su organización (aumentando esta capacidad en un 450%).

Por ello, poner en marcha el software adecuado puede marcar la diferencia entre un trabajo en equipo exitoso y otro que no lo es. Entre las más utilizadas destacan: 

Software para comunicarse y más

Plataformas como Flock, Slack o Microsoft Teams dan a las empresas la capacidad de intercambiar mensajes, compartir documentos o hacer videollamadas desde una localización central y compartida. Otras funcionalidades incluyen la creación de calendarios compartidos o listas de asuntos pendientes.

CRM

Los software CRM (Customer Relationship Management o, traducido, Gestor de las Relaciones con Clientes) están orientados específicamente a la colaboración entre los equipos de marketing y ventas. Se trata de plataformas que fomentan una mejor gestión de clientes y potenciales clientes (leads).  

Edición de documentos

Aunque existen otras, la aplicación estrella para la edición compartida de documentos es Google Docs, que aparece como accesorio gratuito en las cuentas de Google. 

Oficina virtual

La oficina virtual supone un servicio que engloba la mayoría de funcionalidades anteriores, buscando facilitar el trabajo en equipo en una plataforma única. 

Se trata así de construir un centro de actividad para una empresa de un modo similar al de  una oficina convencional, pero situándose en el mundo digital. 

Es el caso de la Oficina Virtual del programa Kit Digital de BeeDIGITAL, que incluye las siguientes funcionalidades: 

• Licencias MS Office 365 y Microsoft Teams para gestionar proyectos y potenciar la comunicación a través de reuniones online, chat o video llamadas
• Almacenamiento en la nube para compartir archivos
• Correo electrónico
• Calendarios y agendas compartidos entre equipos

Se trata así de un servicio completo para facilitar el flujo de información y el trabajo en equipo, útil tanto para oficinas físicas como para trabajadores en remoto. Esta oficina virtual está especialmente diseñada para que pequeñas empresas, microempresas y autónomos puedan acceder a las ayudas a la digitalización del programa Kit Digital.