ERP: la mejor solución para los procesos contables de una empresa

1. Qué es un ERP
2. Ventajas de contar con un ERP para los procesos contables
3. Proceso de implementación de un ERP en los procesos contables de la empresa

Entre otras funciones, el ERP ha llegado para gestionar de forma más eficiente los procesos contables y financieros de un negocio.

Especialmente para las empresas de menor tamaño y los autónomos, la realidad es que algunos trámites a menudo pueden convertirse en un embrollo que quita tiempo a los procesos verdaderamente importantes para hacer funcionar un negocio.

Implementar un software ERP supone optimizar tareas contables y de otras áreas, proporcionando una plataforma unificada a la que pueden acceder todos los implicados desde una ubicación centralizada. 

A continuación, compartimos algunas claves sobre el flujo de procesos en un ERP y sus ventajas.

Qué es un ERP

Los ERP o Enterprise Resource Planning son herramientas para gestionar recursos empresariales de forma automática o semiautomática. Aunque se dirige a una amplia variedad de procesos, es especialmente valioso en el área contable y financiera.

Entre sus características se incluyen la posibilidad de planificar el uso de recursos y la integración, de modo que es posible realizar gestiones desde un sistema único. Esto incluye desde gestión de inventario, finanzas, procesos contables hasta recursos humanos, entre otros.

Qué procesos contables puede ayudar a gestionar

• Facturación y control de cobros, albaranes y presupuestos.


• Monitorización de flujos de caja, pérdidas y ganancias, balances contables y gastos.


• Alertas y seguimiento de reclamaciones respecto a saldos pendientes.


• Comunicaciones bancarias, movimientos bancarios y sincronización.


• Cálculo de declaraciones de IVA e IRPF.

Ventajas de contar con un ERP para los procesos contables

Las organizaciones que han implementado un ERP destacaron que, entre sus expectativas principales, se encontraban que el sistema les ayudara a ganar visibilidad a través de informes (67%), en eficiencia operacional (65%), y a crecer y ganar en competitividad (62%), según publica Panorama Consulting Group.

Así, entre las ventajas del ERP vinculadas a los procesos contables se encuentran:

• Agilización y automatización de procesos contables, incluyendo compras, clientes, control de stock y operaciones bancarias, entre otros.


• Facilita la colaboración para los equipos de finanzas y terceros, como gestores o asesores contables.


• Mejora en los informes y datos a los que accede un negocio.


• El acceso a datos a tiempo real e históricos permiten, a su vez, desarrollar Inteligencia de Negocio orientada a mejorar costes de inventario, de gestión de cadena de suministro y otros, además de flujos de caja. 


• Minimización de gastos, gracias a poder automatizar tareas repetitivas y que consumen tiempo en el equipo humano.


• Garantías en ciberseguridad para empresas, accediendo a la herramienta de ERP apropiada que tenga en cuenta la especial naturaleza de los datos contables de una empresa.

Proceso de implementación de un ERP en los procesos contables de la empresa

La utilización de este tipo de herramienta puede convertirse en una ineficiencia si la empresa no sigue el proceso de implementación de un ERP adecuado.

Algunas claves para asegurarse de que este proceso se realiza de forma correcta incluyen: 

• Garantizar que se realizan los cambios adecuados a nivel de cultura empresarial. La implementación de un ERP supone un paso más en la digitalización de las empresas. Además de instalar tecnologías adecuadas, las empresas también deben garantizar que existe la flexibilidad y formación entre sus empleados para comprender los beneficios del ERP y saber cómo usarlo para aprovechar todo su potencial. 


• Elegir un ERP que incluya mantenimiento y soporte. 


• Contar con la herramienta ajustada al tamaño, necesidades y posibilidades de la empresa. El tipo de software elegido debe adaptarse al tipo de empresa en el que va a ser implementado, de modo que no sea excesivamente complejo sin razón y que permita, a su vez, incorporar a los equipos humanos de la empresa.

A su vez, la puesta en marcha del proceso de implementación de un ERP depende de la herramienta elegida. 

En el caso del ERP de BeeDIGITAL orientado a pequeñas empresas y autónomos, nuestro proceso incluye el soporte y parametrización. En esta fase se incluye la puesta en marcha y configuración del ERP de acuerdo a las necesidades de la empresa. 

Aquí también se eligen los parámetros de personalización, incluyendo indicadores, informes y operativas preferidos.

Más allá de este primer paso inicial, ofrecemos el soporte y formación necesarios para garantizar que la empresa aprovecha todo el potencial del ERP.

Adicionalmente, teniendo en cuenta el lanzamiento de los Fondos Europeos para digitalización de empresas, ayudamos a las empresas a solicitar y acreditar las ayudas del programa Kit Digital. De este modo, ofrecemos respaldo para que las empresas den el salto definitivo hacia su digitalización.