Guía para hacer factura electrónica

Saber cómo hacer una factura electrónica va a convertirse en un conocimiento esencial en los próximos años. Si bien un porcentaje significativo de empresas están ya obligadas a facturar electrónicamente, la realidad es que la factura electrónica se va a convertir en obligatoria en los próximos años para todos los casos.

Pero este no es el único motivo por el que aprender cómo hacer una factura electrónica: la realidad es que se trata de un formato especialmente conveniente por su capacidad de automatizar tareas, entre otras razones. 

¿Quieres saber cómo generar una factura electrónica? Te contamos todo lo que necesitas conocer para implantar esta opción en tu empresa.

Cómo hacer una factura electrónica paso a paso 

El primer paso es elegir soluciones informáticas capaces de generar facturas electrónicas, que repasamos en un breve listado en los siguientes epígrafes. Una vez instalado el programa informático, hay que seguir los siguientes pasos: 

Contar con el consentimiento del destinatario

El primer paso para hacer factura electrónica es obtener el consentimiento explícito de la persona que va a recibir la factura. Debe autorizar el formato electrónico y la forma de envío, de modo que se cree un acuerdo.

Recabar e incluir los datos esenciales.

Se trata de los mismos datos que debe incluir una factura convencional

Elige el formato adecuado

Existe una amplia variedad de formatos reconocidos y aceptados: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. No obstante, si la factura se envía a la Administración Pública, debe seguir el formato Facturae (formato XML).

Utiliza la firma electrónica

Para que una factura electrónica tenga validez legal, debe garantizarse su integridad y origen. Esto suele hacerse mediante firma electrónica, aunque también puede hacerse mediante intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). 

Envía la factura

Deberás enviar la factura mediante el portal o plataforma de envío que acordaste con la otra parte. Si va dirigida al sector público, lo más probable es que tengas que hacerlo a través de FACe, que es el punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado y que también sirve para enviar facturas a otras administraciones adheridas. Para subcontratistas y contratistas de contratos del sector público, puedes usar FACeB2B.

Guarda registros

La ley exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del IVA, es decir, durante un plazo de cuatro años.

Programas para hacer facturas electrónicas

• Sage One
• B2B Router
• Billin
• Quipu
• Facturas cloud
• Bit factura
• Factura simple
• Invoicely
• MGest
• Quaderno

¿Se pueden hacer gratis? 

Desde que se ha establecido la futura obligatoriedad de la factura electrónica, muchas empresas se preguntan cómo hacer una factura electrónica de forma gratuita. 

La realidad es que los programas de pago a menudo ofrecen funcionalidades extra, como programas de contabilidad y otro tipo de aplicaciones. No obstante, también existen una serie de programas para hacer factura electrónica que son gratuitos, incluyendo Contasimple Windows, Express Invoice, Debitoor o Gestión de facturación electrónica, el programa gratuito del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. La parte negativa es que estos programas pueden ser poco intuitivos y no suelen ofrecer soporte técnico.

¿Puede modificarse una factura electrónica ya hecha? 

Realizar cambios en facturas ya emitidas está prohibido y perseguido por la legislación como medida antifraude. Por ello, los programas de facturación no permiten que los usuarios puedan modificar facturas una vez emitidas. 

No obstante, la realidad es que en ocasiones ocurren errores y es necesario realizar cambios. Para ello, se debe acudir al formato de factura rectificativa. 

¿Cómo se envían las facturas electrónicas?

• Se emplean canales digitales como FACe, que están vinculados a la propia plataforma que se utiliza para crear la factura. Existen también opciones más informales (no aptas para las relaciones con la Administración Pública), como enviar la factura en formato PDF. No obstante, esta opción limita las posibilidades de automatización que sí permiten las plataformas de facturación.
• Se debe contar con el consentimiento de ambas partes respecto al canal de envío de la factura. 
• Es necesario conservar los datos de la factura y la base de datos que la ha generado.