¿Qué se necesita para firmar una factura electrónica?

Firmar la factura electrónica se ha convertido en uno de los trámites contables imprescindibles para los negocios a día de hoy. 

Impulsada por la legislación que impuso su obligatoriedad para una mayoría de empresas, la factura electrónica ha sido adoptada de forma creciente. De hecho, el número de facturas electrónicas alcanzó los más de 300 millones en 2022 en entornos B2B, un aumento del 31.98% respecto al año anterior. 

El motivo de su popularización es que este documento va de la mano de la transformación digital de multitud de procesos. Así, se ha convertido en una alternativa eficiente y segura a las facturas en papel, que conlleva un ahorro de costes y, además, el cumplimiento de la regulación. Es más, nos acercamos al momento en el que la factura electrónica será obligatoria para todo tipo de negocio B2B y, por tanto, también será crucial saber cómo firmar factura electrónica.

Si quieres saber cómo firmar digitalmente una factura electrónica, has llegado al lugar correcto. Te lo contamos.

Ventajas de firmar electrónicamente una factura

La Agencia Tributaria ha establecido que la validez de una factura electrónica está ligada directamente a la garantía que otorga firmar una factura. En otras palabras, solo firmar la factura electrónica acredita la identidad del emisor y del proveedor de los bienes y servicios.  

De este modo, las ventajas de firmar la factura electrónica incluyen:

1. Autenticidad: esta firma proporciona una evidencia inequívoca de la autenticidad de la factura, verificando la identidad del emisor y el contenido de la factura.
2. Integridad: a través de la firma electrónica se garantiza que no se han realizado cambios no autorizados en el contenido, de modo que se detectaría cualquier manipulación indebida.
3. Validez legal: la firma electrónica posee la misma validez legal que una firma manuscrita. Por lo tanto, convierte al documento en una posible evidencia legal en caso de disputas o auditorías.
4. Eficiencia: este trámite agiliza el proceso de firma de facturas, eliminando la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear documentos. A su vez, esto se traduce en una reducción del tiempo y los costos asociados.
5. Seguridad: los algoritmos criptográficos asociados a la firma electrónica incrementan la seguridad de la información sensible. Se reduce además el riesgo de falsificación o manipulación de la factura.

Cómo firmar digitalmente una factura electrónica

Contar con un certificado de firma electrónica

Si te preguntas cómo firmar digitalmente una factura electrónica, debes saber que el primer paso es contar con un certificado digital. Este certificado electrónico debe ser emitido por una autoridad de certificación de confianza y admitido por la Agencia Tributaria, y contiene la información de identidad y clave pública del firmante. Instalado en tu ordenador, te permitirá firmar una factura electrónica de forma segura y sencilla.

Genera la factura

Para firmar una factura electrónica, primero deberás crearla con normalidad. Ya hemos detallado en otras ocasiones cómo hacer una factura electrónica. En cualquier caso, adelantamos que deberás contar con un software para crear facturas electrónicas que trabaje con los formatos adecuados y de acuerdo a lo aceptado por la Agencia Tributaria.    

Aplica la firma

Al terminar la factura, es el momento de aplicar la firma. De nuevo, la plataforma que hayas elegido para generar tus facturas electrónicas va a facilitar este paso, siempre que cuentes con el certificado digital. Tras aplicarla, verifica que sea la firma correcta.

En definitiva, contar con un software para generar facturas electrónicas es clave para realizar este proceso de forma adecuada. Desde BeeDIGITAL hemos desarrollado una solución de factura electrónica para pymes y autónomos con el objetivo de ayudarte en todo el proceso: desde crear la factura hasta firmarla y verificarla. Si buscas una plataforma que se ajuste a las necesidades de tu negocio, ¡puedes contar con nosotros