10 Beneficios de factura electrónica

Los importantes beneficios de la factura electrónica ya se están dejando ver tras la implantación de este tipo de documento en multitud de organizaciones.

La normativa sobre la factura electrónica, en base a la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas, ha establecido una serie de fechas límite para la obligatoriedad de este tipo de documento. Pero muchas empresas ya se han adelantado, y las pymes no se están quedando atrás: ya en 2022, las pymes españolas emitieron un 36,17% de facturas electrónicas.

Más allá de los plazos establecidos por la ley, las ventajas de la factura electrónica para autónomos y pymes son sin duda la razón detrás de esta implantación creciente. Te contamos más sobre los beneficios de la facturación electrónica y cómo elegir una plataforma especializada para pymes y autónomos. 

¿Qué es una factura electrónica y por qué es importante empezar a utilizarla?

La Unión Europea define la factura electrónica como un documento que ha sido emitido, transmitido y recibido en un formato de datos estructurados que permite su procesamiento automático y electrónico, siguiendo la Directiva 2014/55/EU. Una definición válida también en el contexto español, ya que la legislación española en materia de factura electrónica consiste en una adaptación de la normativa europea.

Respecto a las razones para utilizarla, quizás la más urgente sea precisamente la normativa que acabamos de citar. Por ley, cualquier empresa (independientemente de su volumen de facturación) deberá utilizar facturas electrónicas para 2026, si se cumplen los plazos previstos en la normativa.

No obstante, los importantes beneficios de la factura electrónica son igualmente razones de peso para implantar este formato, como vemos a continuación.

Ventajas de empezar a utilizar facturas electrónicas 

Ahorro de tiempo y esfuerzo 

Los programas de factura electrónica eliminan la necesidad de introducir, registrar o buscar de forma manual las facturas, ya sean en formato de papel o digital. Esto supone una mejora de eficiencia importante a nivel de contabilidad, ya que este tipo de plataformas se encargan de facilitar e incluso automatizar procesos.

Evita errores humanos 

La introducción manual de datos en las facturas puede llevar a errores en las cantidades, los datos introducidos, la aplicación de impuestos… Problemas que después suponen recursos de tiempo y esfuerzo para su solución. Por el contrario, las plataformas de factura electrónica automatizan la creación de facturas, evitando este tipo de fallos.

Más facilidades para la contabilidad 

La parte de contabilidad es quizás la más impactada por los beneficios de la factura electrónica. En este tipo de plataformas, las facturas pueden aprobarse y pagarse de forma sencilla y optimizando recursos, lo cual recorta tiempos y mejora la productividad a todos los niveles.

Visualización de los impuestos en tiempo real 

Otro de los beneficios de la facturación electrónica es la posibilidad de obtener visibilidad total sobre todo lo que concierne a los impuestos. Este tipo de plataformas permiten hacer seguimiento automatizado de devoluciones y declaraciones de IVA e IRPF. Así, las empresas  acceden fácilmente a información imprescindible para el cumplimiento legal, pero también para su propia gestión contable.

Reducción de los tiempos de envío y cobro 

Al quedar automatizados procesos como los cobros y envío de facturas, este tipo de documentos se procesan de forma más rápida y segura. Se evitan así problemas vinculados a retrasos en pagos y cobros que a menudo ocurren con el procesamiento manual de facturas.

Automatización y seguridad en el almacenamiento 

Para el envío de facturas electrónicas se utilizan redes y protocolos privados y seguros, de modo que se optimiza la seguridad en todo el proceso. Además, se emplean sistemas de firma electrónica que también siguen protocolos de seguridad específicos y de acuerdo a la ley.

Eliminación del riesgo de perder facturas 

El procesamiento manual de facturas queda expuesto a errores como la pérdida de este tipo de documentos, lo cual puede tener consecuencias legales. Por el contrario, la facturación electrónica evita este problema: los documentos quedan guardados de forma segura durante el periodo que establece la ley.

Reduce extravíos 

Otro de los beneficios de la factura electrónica es que proporciona visibilidad total sobre la ubicación de las facturas. De este modo, los negocios que implantan este tipo de solución se aseguran de que las facturas emitidas y almacenadas son rastreables y fácilmente encontrables siempre.

Facilidad para realizar análisis del negocio 

Las plataformas de factura electrónica tienen una ventaja adicional: también son clave para obtener informes y desarrollar inteligencia de negocio alrededor de los procesos contables. Por ejemplo, pueden ofrecer visibilidad sobre los ingresos entrantes, gastos, cobros retrasados… permitiendo a las empresas optimizar todos sus procesos en esta área.

Adaptarse a nuevas normativas

Implantada de forma progresiva de acuerdo a la legislación, la realidad es que, en España, la factura electrónica va a ser obligatoria con fecha límite en 2026 para cualquier empresa o autónomo. 

En este contexto, resulta importante tener en cuenta que elegir la plataforma adecuada también permitirá adaptarse a nuevas normativas que puedan aparecer, ya que es previsible que este tipo de software fomente las actualizaciones en vistas a seguir siendo relevante.

Desde BeeDIGITAL, ayudamos a pymes y autónomos a adaptarse a la nueva normativa y acceder a todos los beneficios de la factura electrónica. Descubre nuestra solución de factura electrónica para pymes, profesionales y autónomos y da el paso para adaptar tus procesos contables a la era digital.