Cómo reclamar una factura impagada

Saber cómo reclamar una factura impagada suele estar entre las dudas más comunes entre los autónomos o pymes. 

Por lo general y mientras no se acuerde lo contrario entre las partes implicadas, se considera que el plazo para el pago de una factura es de 30 días. A partir de esta fecha, puede ocurrir que un pago se esté retrasando indebidamente. Es ahí cuando surgen las dudas sobre qué pasos habría que dar para requerir el pago. 

Si has detectado que un cliente se está retrasado en el pago de una factura, te contamos algunos de los pasos a dar, desde ponerte en contacto con el cliente hasta realizar una reclamación formal.

Cómo reclamar una factura impagada

Un primer contacto amistoso y escalado

En primer lugar, se recomienda el envío de comunicaciones en un tono cordial que, por un lado, hagan constar del impago al cliente y, por el otro, actúen como registro de los intentos de comunicación que han tenido lugar. 

Si la comunicación convencional con el cliente no está funcionando, se recomienda probar con métodos que permitan obtener una respuesta y compromiso más directos. Así, el contacto de forma presencial o una llamada por teléfono permite abrir una vía directa para resolver el asunto de forma amistosa antes de optar por otros procedimientos más complejos.

Igualmente, es posible enviar por correo electrónico una reclamación escrita en la que se indique que existe un retraso de pago en una factura vencida, y que incluya los datos del deudor, la deuda y la forma de pago y vencimiento.

Requerimiento de pago extrajudicial

Un paso aún más riguroso es el envío de una solicitud formal con acuse de recibo en el que se emite un requerimiento de pago extrajudicial que se trata de solventar antes de llegar a los tribunales.  

Requerimiento de pago judicial

Agotadas las vías anteriores, es posible abrir un procedimiento monitorio y un requerimiento de pago judicial. 

Este procedimiento está disponible para las facturas de carácter monetario, que queden acreditadas de forma escrita y que hayan sido vencidas y exigibles. Se trata de una reclamación ante tribunales civiles, por vía rápida y que comienza con el formulario de reclamación oficial correspondiente.

Para las facturas de menos de 2.000 euros, este es un paso sin tasas judiciales y para el que no es necesario contar con ningún abogado o procurador. Las facturas de mayor cantidad cuentan con tasas y requieren de la figura del abogado y del procurador.

Cuándo prescribe una factura impagada

Aunque es preciso estudiar las excepciones y caso concreto de cada factura, por lo general se reconocen los siguientes plazos:

• A los 5 años de su emisión entre empresas y autónomos (3 años en Cataluña).
• A los 3 años en las facturas dirigidas a particulares.
• A los 4 años en las facturas dirigidas a administraciones públicas.

Pasado este tiempo, el acreedor pierde el derecho a reclamar la factura impagada, salvo si el cliente ha reconocido la deuda o si se ha iniciado un procedimiento judicial por la misma.

Cómo reclamar las facturas mal emitidas

En este caso, de nuevo el primer paso es ponerse en contacto con el cliente en el momento en que se detecte el problema. Si el fallo es ortotipográfico o no concierne datos de importancia, puede enviarse una factura corregida, mientras que para errores más complejos se activa la emisión de una factura rectificativa. Si el emisor no quisiera corregir el error, aparece la figura de una reclamación económico-administrativa

Ahora que ya sabes cómo reclamar una factura impagada, ¿quieres dar el siguiente paso para lograr un control total sobre tus procesos de facturación? 

La llegada de la factura electrónica ha supuesto una serie de facilidades en el proceso de facturación que implican una mayor automatización, seguimiento de cobros y pagos y la eliminación del error humano en los procesos contables, entre otros. Así, incluso antes de la puesta en marcha de la ley de facturación electrónica, un 36,17% de las facturas electrónicas eran emitidas por pymes en España ya desde 2022.

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