Cómo hacer la gestión de almacenes

La gestión de almacenes ha sido desde siempre un proceso delicado y central para los resultados de un negocio. No obstante, el auge del ecommerce y de las expectativas de los clientes respecto a los plazos de entrega ha supuesto un nuevo reto para las empresas.

Las soluciones de automatización como el sistema ERP llegan para solucionar este problema. Así, el software de gestión de almacenes se ocupa de mejorar la eficiencia operativa, reduciendo errores y tiempos de procesamiento. Su implantación creciente es el mejor argumento sobre sus ventajas: en 2023, un 84% de las compañías consultadas dedicadas a la cadena de suministro ya utilizaban un sistema de gestión de almacenes, según un estudio de la publicación especializada Supply Chain Management Review.

En este contexto, analizamos qué es la organización y gestión de almacenes y cómo optimizarla gracias a la implementación de un sistema de gestión de almacenes.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes se refiere a los procesos encargados de ejecutar, monitorizar y optimizar las operaciones vinculadas al almacenaje. 

Así, supone un enfoque estructurado para supervisar todas las actividades vinculadas al almacenaje en una empresa: desde la recepción, al almacenamiento de inventario y el envío de pedidos, además del análisis de los datos que se deriven de estos procesos en vistas a optimizarlos.

¿Por qué es importante?

Una gestión de almacenes correcta se ocupa de optimizar dos procesos clave para muchas organizaciones: la distribución física de productos y el abastecimiento de recursos. 

De este modo, bien planteada, la gestión de almacenes sienta unas bases robustas para toda una serie de parámetros imprescindibles:

• Control del inventario: la gestión de almacenes es capaz de disminuir los niveles de inventario, a la par que mejorar en los procesos de envío de pedidos.
• Rapidez y continuidad en las entregas: parte indispensable para lograr una experiencia del cliente extraordinaria. La gestión de almacenes garantiza la visibilidad necesaria para garantizar que los productos están en stock y que llegan en la fecha prevista, entre otras facilidades.
• Reducción de costes e incremento de la rentabilidad: la gestión de almacenes permite mejorar todos los pasos y etapas en el cumplimiento de pedidos. Además, al optimizar procesos y reducir errores, posibilita el cierre de más ventas satisfactorias para los clientes, lo cual tiene un impacto en la reputación y repetibilidad de las compras.

Los principales de la gestión de almacén

Operaciones de entrada

• Recepción de productos, momento en el que es preciso verificar que la cantidad es correcta y asegurar que la mercancía no esté dañada.
• Coordinación de vehículos.
• Traslado de los artículos a las áreas de almacenamiento designadas.

Operaciones de almacenaje

• Asignación de ubicación
• Seguimiento de niveles de existencia en vistas a mantener niveles óptimos de inventario 

Operaciones de salida

• Preparación de pedidos, recuperando los artículos desde las áreas de almacenamiento 
• Embalaje
• Clasificación de acuerdo a sus rutas de entrega o métodos de envío.
• Procesos vinculados al envío, incluyendo la carga en camiones, la impresión de etiquetas de envío o la entrega a transportistas. 

Logística inversa

• Recepción de los artículos devueltos por los clientes y verificación de su estado.
• Reposición o cambios dependiendo del estado en que se encuentren los productos. 

Consejos para una correcta gestión de almacén

Es preciso plantear las garantías en cuanto a seguridad de los trabajadores desde el primer momento en que se diseña la gestión de almacenes. Esto implica el seguimiento de estándares de seguridad relevantes, además de la formación de los empleados y la disposición de sistemas de auditorías para garantizar que se cumplen las normas.

En este sentido, la puesta en marcha de inspecciones es también un punto esencial para la gestión de almacenes correcta. Además de los aspectos relativos a la seguridad, las inspecciones también deben ocuparse de garantizar que se han puesto en marcha mecanismos para la protección del inventario y que los sistemas tecnológicos funcionan correctamente. Estas inspecciones son cruciales para detectar posibles oportunidades de optimización, entendiendo la gestión de almacenes como un proceso iterativo y de mejora continua.

Finalmente, la puesta en marcha de un sistema de gestión de almacenes automático permite acceder a toda una serie de optimizaciones, mejorando todos los procesos vinculados al movimiento de inventario y proporcionando visibilidad en tiempo real de todas las operaciones.

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