Qué es el modelo 145 de IRPF y cómo rellenarlo

El modelo 145 es un documento que se pide a nuevos empleados en una empresa. No obstante, se ha convertido en esencial también para muchos trabajadores autónomos que desean acceder a prestaciones por Covid-19. Te contamos todo sobre qué es y cómo cumplimentarlo de forma correcta.  

¿Qué es el modelo 145? 

El modelo 145 es un documento generado por la Agencia Tributaria y está relacionado con el pago del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). 

En este formulario, la persona física informa sobre su situación personal, familiar y financiera, aportando datos como las personas a su cargo o su posible discapacidad. El objetivo es determinar la retención de IRPF que le será aplicada de acuerdo a estas variables, que influyen en el porcentaje de retención que se establece. 

Por tanto, el modelo 145 es un documento fundamental para generar la declaración de la renta de cada ejercicio, adelantando una cantidad en cada nómina. 

Este modelo, a diferencia de otros documentos, no se presenta ni tramita ante la Administración Tributaria, sino ante el pagador. Generalmente, este pagador es la empresa de un trabajador, que se dedica a retener el IRPF correspondiente en cada nómina del empleado. 

¿Quién debe rellenar el modelo 145?

El modelo 145 para el IRPF suele pedirse al incorporarse un nuevo trabajador a la empresa, de modo que pueda generarse su nómina. Además, es necesario mantener el documento al día: si se produce un cambio en la situación personal o familiar, es necesario realizar los cambios pertinentes en los siguientes 10 días.

Respecto a los autónomos, es común que la Agencia Tributaria demande el modelo 145 en trámites para solicitar prestaciones, como por ejemplo al solicitar algunas de las ayudas por coronavirus.

¿Cuándo se presenta el modelo 145?

Con carácter general, el trabajador debe cumplimentar este documento al inicio de la relación laboral con su empleador o antes del primer día de cada año natural.

Si existen variaciones en la situación del trabajador durante el año que puedan suponer cambios en el tipo de IRPF, el modelo 145 también debe presentarse para su regularización. Asimismo, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Si los cambios en la situación del trabajador suponen un descenso del tipo de retención, se ha de enviar 5 días antes de la confección de la nómina del mes para que se empiece a aplicar.
• Las modificaciones que suponen incremento de tipo de retención se tienen que notificar como máximo 10 días después del cambio. El nuevo IRPF se empezará a aplicar en la nómina del mes siguiente.

¿Cómo rellenar el modelo 145?

El modelo 145 presenta las siguientes secciones para comunicar la situación actual del trabajador a nivel familiar y personal:

Datos del preceptor

En este punto se incluye (además de NIF y otros datos identificativos): 

• La situación familiar, con tres escenarios:- Solteros, viudos, divorciados o separados legalmente con hijos solteros menores de 18 años o incapacitados judicialmente y sometidos a patria potestad prorrogada o rehabilitada que convivan con el contribuyente, sin convivir también con el otro progenitor.- Casados y no separados legalmente cuando su cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500€ anuales excluidas las exentas.- Situaciones diferentes a las anteriores (soltero sin hijos, casados cuyo cónyuge obtiene rentas superiores a 1.500€ anuales...). 
• La discapacidad, de acuerdo a distintas categorías.
• Posible movilidad geográfica, en caso de que la persona, estando en situación de desempleo, haya tenido que cambiar su residencia habitual por motivos laborales.
• Obtención de rendimientos con período de generación superior a 2 años durante los 5 períodos impositivos anteriores: un caso típico para marcar esta casilla es el de un trabajador que pacta para recibir una indemnización por despido en dos tandas (una ese año, y otra en el siguiente). 

Hijos y descendientes

En este punto, se notifica sobre si la persona cuenta con hijos o descendientes menores de 25 años (o mayores, en caso de ser discapacitados). La condición para generar una menor retención es que convivan con el trabajador y que no reciban rentas anuales que superen los 8.000€. 

Ascendientes

Aquí, es necesario incluir los datos de los ascendientes mayores de 65 años (o menores, en caso de presentar una discapacidad mayor del 33%). De nuevo, es condición que convivan con la persona y estén a cargo del declarante, sin recibir rentas mayores de 8.000€ anuales.

Pensiones y anualidades por alimentos

Se notifica aquí si la persona entrega una pensión alimenticia o compensatoria por decisión judicial.

Adquisición o rehabilitación de vivienda habitual con financiación ajena

Se informa sobre si la vivienda habitual de la persona ha sido adquirida mediante un préstamo hipotecario, en caso de no recibir rentas anuales mayores a 33.007,20€. 

Solo podrán incluirlo en el documento aquellas personas que adquirieron la vivienda o la reformaron antes del día 1 de enero de 2013.

Finalmente, el documento termina con la firma y el acuse de recibo por parte de la empresa (o, en caso de los autónomos, la mutua o institución que les solicite el modelo 145).

Una vez la empresa tiene los datos de los trabajadores deberá calcular a cuánto ascienden sus retenciones. El proceso es mucho más llevadero que en otros tiempos gracias al programa de cálculo de retenciones del sitio web de Hacienda. De esta manera, no es necesario acudir una y otra vez a las tablas del IRPF y las tablas de deducciones del IRPF fijadas por Hacienda cada año.

Es aconsejable que, a finales de cada año, la empresa solicite solicites a la plantilla que vuelvan a cumplimentar el modelo 145 porque, de esta manera, ellos pueden informar de cualquier cambio acontecido en sus vidas, que cuente en el cálculo del IRPF.

En definitiva, poner a disposición de los trabajadores el modelo 145 beneficia a las dos partes, ya que los empleados podrán acceder de forma sencilla a ese documento y la empresa quedará libre de toda responsabilidad si hubiera un error en sus retenciones del IRPF.

Sanciones del modelo 145

En caso de que el trabajador no proporcione los datos correctos o los cambios en su situación de manera actualizada a la empresa el tipo de retención podría ser diferente a la que se le tendría que aplicar.

• La variación supone un tipo de retención menor.

Si los datos que el trabajador ha proporcionado al pagador son falsos, incompletos o inexactos, y ello supone que se aplique una retención menor, el empleado está cobrando más de lo que le corresponde. Esto supone una infracción tributaria y, por tanto, sancionable por la administración.

Las multas por este tipo de infracciones pueden oscilar entre el 35% y el 150% del total de las cantidades que no hayan sido retenidas correctamente.

• La variación supone un tipo de retención mayor.

En este caso el trabajador está cobrando menos de lo que le corresponde si se le aplicara el tipo de retención correcto. Hasta que este no presente la declaración de la renta y solicite la devolución, el trabajador no podrá recuperar este importe.