Te contamos cómo hacer una nómina, paso a paso

Por: Daniel Goiricelaya Izquierdo

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Entre las muchas tareas que supone el llevar un negocio, hacer una nómina para tu empleado o empleados es una de las más comunes.

Actualmente existen una serie de medidas y ayudas a la contratación que sin duda suponen un aliciente para ampliar el equipo. Una vez dado el paso, hacer la nómina cada mes será uno de los trámites necesarios para pagar al empleado.

Cómo hacer una nómina

La nómina es el documento que elabora la empresa para entregar a sus empleados en el que se hace constar el sueldo que recibirá ese mes.

Es esencial que las nóminas se realicen de forma correcta y dentro de la legalidad, tanto para la contabilidad de la propia empresa y los empleados, como para evitar cualquier problema tributario o de otro tipo. En este sentido, existe un modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Para hacer una nómina, se deben seguir al menos estos 6 pasos:

1. Generar el encabezado

En esta parte aparecen los datos de la empresa (nombre legal, CIF, domicilio fiscal y código de cuenta de cotización) y los del trabajador (nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad y código de contrato).

El encabezado incluye igualmente el periodo de liquidación (la fecha de inicio y la fecha de fin del mes trabajado).

2. Calcular los devengos

Los devengos consisten en una serie de retribuciones que el empleado asalariado adquiere debido a su trabajo. La suma de todos estos elementos conforma el salario bruto del trabajador.

Al hacer la nómina, en esta parte se incluyen:

• Las percepciones salariales como el salario base (de acuerdo a convenio), los complementos salariales (por ejemplo, por antigüedad) y los extras. En esta parte se incluyen también las horas extraordinarias que haya podido acumular el trabajador ese mes, junto a las pagas extraordinarias y las mejoras voluntarias (por ejemplo, el pago de una parte del salario en especie).
• Las percepciones no salariales incluyen indemnizaciones por traslado, suspensión o despido, además de dietas, plus de transporte o kilometraje.

3. Contabilizar las deducciones

Al salario bruto antes calculado al hacer la nómina se le deben descontar algunas deducciones:

• Las aportaciones a la Seguridad Social. Se dividen en desempleo (1,55% o 1,60% dependiendo de si el contrato es indefinido o temporal), contingencias comunes (4,70%), formación profesional (0,10%), horas extraordinarias normales (4,70%) y las de fuerza mayor (2%).
• El IRPF, que tiene en cuenta tanto la renta del trabajador como su situación personal (si es casado o soltero, si vive en alquiler…).

En esta parte se pueden restar igualmente los anticipos, el valor de los productos recibidos en especie y otras deducciones, en caso de que las hubiera.

4. Generar las bases de cotización

Se sitúan en la parte inferior del documento al hacer la nómina y se dividen en:

• Bases de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta. Para calcularlas, se suma la Base de Cotización por Contingencias Comunes + las horas extras de ese mes (que se dividen en normales y de fuerza mayor).
• Base sujeta a la retención de IRPF. Para contabilizarla, se restan las cantidades exentas de IRPF en la nómina (dietas, indemnizaciones…) a la cantidad total calculada en los devengos.

5. Calcular la base de IRPF de una nómina

Se trata de un proceso complejo que tiene en cuenta tanto el salario de un empleado como su situación personal.

Para facilitar este proceso al hacer la nómina, Hacienda ha puesto en marcha una Calculadora de IRPF que presta ayuda a quienes necesitan conocer este dato y tiene en cuenta todas las variables.

6. El pie de la nómina

Para finalizar el proceso de hacer una nómina, se deben incluir en la parte final del documento los siguientes datos:

• El líquido a percibir: la cantidad que el trabajador recibe, tras hacer la diferencia entre devengos y deducciones.
• La remuneración total: el salario por el que cotiza el trabajador, que se tiene en cuenta para cuestiones como la prestación por desempleo o las pensiones.
• Las pagas extras prorrateadas (el total de las extras dividido entre 12 meses). En caso de que se pague cada mes, esto aparecerá entre los demás devengos.
• La base de cotización a la Seguridad Social.
• La base de contingencias profesionales.
• La base de IRPF.
• El total devengado.
• El total a deducir.
• La fecha de ingreso de la nómina.
• El número de cuenta del empleado y su entidad bancaria.
• La firma del trabajador y de la empresa o empleador.

Además, y para terminar, el empleador también puede decidir incluir lo que la empresa aporta por cada empleado: el gasto en contingencias comunes, las contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta (desempleo, formación profesional…) y la cotización adicional por horas extraordinarias.