1. ¿Qué es un control de stock?
  2. Ventajas de la gestión y control de stocks e inventarios
  3. Cómo llevar el control de stock con Excel
  4. Otros programas de control de stock e inventario
El control de stock en una tienda online es uno de los trabajos “entre bambalinas” necesarios para que este tipo de negocio funcione de forma eficaz y sin fricciones con los compradores.  Si bien es posible llevar un control de stock con Excel (y detallamos cómo hacerlo en este artículo), en la actualidad existe una variedad de herramientas de software que facilitan este proceso. Por ello, examinamos qué es un control de stock exactamente, cómo realizar un control de inventario en Excel y de qué forma automatizar la gestión de stock en el almacén a través de software digital.

¿Qué es un control de stock?

El control de stock comprende todos los procesos empleados para conocer en todo momento el inventario que tiene una empresa. Un sistema de control de stocks e inventarios adecuado permite hacer un seguimiento de todos los artículos con los que cuenta una empresa, desde las materias primas a los bienes ya terminados. Tiene en cuenta las compras, los envíos y las devoluciones.  Así, es posible mantener las cantidades justas de inventario para ser utilizadas en el momento adecuado.  El control de stock es indispensable para cualquier empresa. No obstante, es especialmente importante en la gestión de una empresa e-commerce, ya que, entre otros procesos como el posicionamiento de productos, va a permitir el éxito en este modelo de negocio. Con el auge imparable del comercio electrónico (en España ya supera los 13.600 millones de euros en el segundo trimestre de 2021, un 13,7% más que el año anterior, según la CNMC), es vital que las empresas conozcan todas las herramientas que pueden facilitarles su transición hacia lo digital. El control de stock automatizado es una de ellas.

Ventajas de la gestión y control de stocks e inventarios

    • Mejora en la productividad y eficiencia: se eliminan ineficiencias y problemas, como los retrasos debidos a falta de inventario, o el stock excesivo que ocupa de forma innecesaria los almacenes.
 
    • Optimización de la experiencia del cliente: garantiza disponibilidad y evita esperas, dos de las claves para diseñar una experiencia de cliente satisfactoria.
 
  • Facilita la venta multicanal: las empresas que utilizan modelos de venta física y e-commerce tienen en el control de stocks e inventarios un aliado que simplifica todos los procesos.
 

Cómo llevar el control de stock con Excel

El control de stock con Excel es una de las formas más extendidas de organizar y registrar el inventario de una empresa.  Pese a que este sistema palidece frente al control digital y automatizado, puede suponer una solución para empresas que todavía no cuentan con un gran volumen de ventas o como solución temporal mientras no cuentan con otras herramientas más eficaces para su organización. Así, es posible seguir los siguientes pasos para realizar un inventario en Excel:
    • Crear una hoja de cálculo en Microsoft Excel o en programas similares (como Google Sheets).
 
    • Crear columnas de acuerdo al número de categorías de producto que existen. Las filas pueden dedicarse a anotar la cantidad de producto con que se cuenta y otros detalles (localización del producto en el almacén, números de serie, contactos para el reaprovisionamiento…).
 
  • Una vez creada la estructura básica para el control de stock en Excel, es vital que se ajusten las cantidades cada vez que éstas se modifiquen (por ejemplo, cada vez que tenga lugar una venta). Aquí aparece el principal problema del control de inventario en Excel: es necesario modificar la ficha de forma manual.
 

Otros programas de control de stock e inventario

Una búsqueda rápida en Google revela que existen muchas opciones en software de control de stock, que varían según las posibilidades que ofrecen, su coste y el modo de funcionamiento.  El tipo de software de inventarios más avanzado es el ERP (Enterprise Resource Planning). Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que está integrado por varios módulos; uno de los cuales sirve para gestionar el inventario. El ERP puede conectarse con un e-commerce para que la información de stock de la tienda online esté disponible en todo momento.  No obstante, las plataformas de e-commerce cuentan con sistemas de control de stock que permiten incluir y modificar el stock de cada referencia de producto de forma manual o semi-automatizada. Esta es la opción predilecta para los e-commerces que todavía no cuentan con un ERP. En todo caso, ya sea mediante Excel o un ERP, lo cierto es que un buen control de stock es imprescindible para el éxito de un e-commerce. Si no tienes el stock actualizado, puedes perder ventas, pero también la confianza de los clientes. Piensa que si un usuario compra un producto y debes cancelar su venta porque estás sin stock, difícilmente podrás recuperar la confianza perdida.