Ventajas de la firma digital electrónica para las empresas

La firma digital se ha impuesto como uno de los mecanismos de verificación de documentos más prácticos, eficientes y necesarios para muchos trámites. Te contamos en qué consiste y cuáles son sus beneficios. 

¿Qué es la firma digital? 

La firma digital se define como una serie de datos electrónicos asociados a un documento electrónico. 

Del mismo modo que las firmas escritas deben ser intransferibles e infalsificables, debido a la grafología concreta de cada persona, la firma digital está asociada a una clave secreta unida a una persona de forma exclusiva.  

Así, la firma digital supone un mecanismo criptográfico que, a través de algoritmos, genera una firma única para cada persona. 

En España, la firma digital se regula a través de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica. De este modo, la legislación española da igualdad legal a la firma electrónica frente a la manuscrita. 

Las funciones principales de la firma digital son:

• Identificar a la persona que firma sin lugar a equívocos. 
• Garantizar que el documento firmado no ha sido alterado o manipulado frente al original firmado. Esto es esencial dadas las posibilidades de edición que existen en el formato electrónico de documentos. 
• Asegurar que el firmante no pueda desmentir o repudiar el documento firmado más adelante, aduciendo que no es su firma. 

¿Cómo funciona la firma digital? 

La firma digital va unida al certificado digital o DNI electrónico. Así, estos documentos contienen las claves criptográficas únicas necesarias para poder utilizar la firma, de modo que identifican de forma inequívoca a una persona. 

Para acceder a estos datos, es necesario acudir a los Proveedores de Servicios de Certificación. Estos expiden certificados electrónicos de forma segura y de confianza y están recogidos en un listado por el Gobierno de España. 

Para realizar la firma, es posible seguir dos rutas:

• Descargarse la aplicación AutoFirma del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas en el equipo informático con que cuente el usuario. Esto permite que no sea necesario estar conectado a internet para generar la firma. 
• Para firmar en formularios o solicitudes online, se utiliza el servicio VALIDe, que funciona en el navegador de internet. 

Después, el proceso para utilizar la firma electrónica consta de los siguientes pasos: 

1. Comienza con un usuario que cuenta, por un lado, con su certificado electrónico y, por otro lado, con un documento electrónico que desea firmar. La firma digital puede aplicarse en documentos con diversos formatos, incluyendo una hoja de cálculo, un PDF o una imagen. 
2. La firma digital realiza un resumen único del documento a firmar, de modo que cualquier modificación del documento provocaría una modificación del resumen. Así, es posible garantizar que el documento no ha sido modificado después de la firma. 
3. La aplicación emplea la clave privada del usuario para codificar el documento. 
4. Se genera así un documento electrónico que cuenta con la clave del usuario firmante. Se considera que la firma digital es el documento resultante de este proceso; y es lo que se debe conservar (no sirven fotos de este o pantallazos). 

Ventajas de la firma digital en las empresas

Contar con la firma digital simplifica muchos trámites cotidianos en la realidad de una empresa y permite realizarlos online, sin necesidad de desplazamientos. 

De este modo, supone múltiples beneficios a la hora de realizar tramitaciones comunes con las administraciones públicas, como la Declaración de la Renta o la solicitud de documentos como la vida laboral.

Además, permite simplificar otros trámites en el ámbito de los negocios, como la firma de documentos (contratos, facturas…). 

En definitiva, contar con la firma digital supone un paso esencial para cualquier empresa o autónomo que busque abreviar trámites para centrarse en hacer crecer su negocio.