Cómo contabilizar la subvención del Kit Digital

El Kit Digital es un programa diseñado para apoyar la digitalización de las pymes y autónomos en España. Ofrece subvenciones no reembolsables que cubren el 100% del coste de soluciones digitales. En este artículo, explicaremos cómo contabilizar el Kit Digital y los factores que influyen en este proceso.

El Kit Digital no es ninguna novedad: desde su implantación hasta septiembre de 2024, el programa ya ha alcanzado a más de 460.000 empresas, suponiendo una inversión pública de 1.900 millones de euros.

¿Cómo se gestiona la contabilidad del Kit Digital?

En primer lugar, debes saber que el Kit Digital es una subvención no reintegrable y debe contabilizarse como tal.

El Real Decreto 1515/2007, que aprueba el Plan General de Contabilidad de Pymes y los criterios contables específicos para microempresas, establece lo siguiente con respecto a las subvenciones otorgadas por terceros distintos a los socios o propietarios:

“Reconocimiento.

Las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables se contabilizarán inicialmente, con carácter general, como ingresos directamente imputados al patrimonio neto y se reconocerán en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos sobre una base sistemática y racional de forma correlacionada con los gastos derivados de la subvención, donación o legado.”

Para contabilizar el Kit Digital hay que registrar la subvención recibida en una cuenta específica y los gastos subvencionados en las cuentas correspondientes. Las facturas de los agentes digitalizadores incluirán el IVA, que debe ser declarado y deducido en la declaración trimestral. Además de cumplir con las obligaciones fiscales y contables. En este artículo, detallaremos cómo gestionarlo de manera adecuada.

Teniendo en cuenta lo anterior, la imputación a Pérdidas y Ganancias dependerá de si la subvención es para un gasto del ejercicio o para la adquisición de un bien activo:

• Gasto del ejercicio. Se imputará como ingreso en el mismo ejercicio que se produzca el gasto.
• Inversión. Se imputará como ingreso del ejercicio en proporción a la dotación de la amortización que se haya realizado en el citado ejercicio.

Requisitos definidos para el Kit Digital:

• Uso de cuentas contables: el beneficiario debe registrar en su contabilidad, en un código de cuenta contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada.
• Conservación de facturas y justificantes: durante un plazo mínimo de 4 años, a contar desde el vencimiento del plazo para justificar la ayuda.

Contabiliza el Kit Digital como un gasto (sin olvidarte del IVA)

Cuando te conceden el bono digital, tu agente digitalizador debe implementar la solución que has elegido. 

Al hacerlo, te emitirá una factura, la factura del Kit Digital. Esta factura debes contabilizarla como un gasto.

Esa factura debes contabilizarla como un gasto. 

Y como las soluciones del Kit Digital llevan IVA, también debes contabilizar el IVA para deducírtelo en tu siguiente declaración del modelo 303. 

Después de haber contabilizado la factura del agente digitalizador, debes contabilizar tu Kit como un ingreso por subvención. 

Puede resultar contraintuitivo (o contraproducente), pero es así como funciona esta ayuda (por fases): 

• En una primera fase, tu agente digitalizador implanta tu solución digital y emite la factura (que ya has contabilizado como gasto). 
• En una segunda fase, el agente digitalizador debe justificarlo ante Red.es, el organismo público que gestiona la ayuda. 

Es después de esta segunda fase, una vez justificado tu bono digital, cuando debes contabilizarlo como un ingreso por subvención. 

Tu bono digital debes contabilizarlo de forma diferenciada, para no confundirlo con tus ingresos corrientes (tus ventas).  

Se hace así:

• Contabiliza tu Kit Digital con un número de ingreso distinto al de tus facturas de venta u otros ingresos corrientes. Por ejemplo, SUB-2024-0001, donde el prefijo SUB aclara que es una subvención.   
• Indica como fecha del ingreso la de notificación de tu agente digitalizador.
• Señala como nombre del cliente: Dirección General de la Entidad Pública Empresarial (Red.es). Y su NIF: Q2891006E.
• Como importe, anota el mismo importe que el de tu factura de gasto (por ejemplo, 2.000 €), pero sin IVA.

Cuando Red.es lo aprueba, el agente digitalizador te lo notifica para que des el siguiente paso: contabilizar la ayuda del Kit Digital como un ingreso por subvención.

Aquí solo debes contabilizar los 1.000 € (sin IVA), con esta información: 

• Número de ingreso diferenciado de la serie numérica de tus facturas ordinarias de venta. Por ejemplo, SUB-2024-0001
• Fecha de emisión (cuando tu agente digitalizador te lo notificó)
• El nombre de tu cliente es Red.es. Basta con introducir esta información: Dirección General de la Entidad Pública Empresarial (Red.es). NIF: Q2891006E.
• Importe (sin impuestos): 1.000 €

Contabilizar así tu Kit Digital tiene repercusiones fiscales que no te perjudican.

En el IRPF, porque su efecto es neutro. 

O dicho más llanamente: beneficiarte del Kit Digital no te hará pagar más en tu declaración de la renta. 

En el IVA, tampoco. Pero vamos a insistir a continuación

El IVA del Kit Digital es fuente de confusiones y malentendidos entre los autónomos. 

¿Por qué debo pagar yo el IVA? ¡Menuda ayuda!

Pues bien, existen 3 razones: 

• Las soluciones que financia el Kit Digital están sujetas a IVA (del 21 %)
• El IVA no se puede subvencionar, porque los impuestos no se subvencionan
• El IVA del Kit Digital es deducible 

¿Qué implica esto último? 

El IVA del Kit Digital lo recuperas en tu declaración de IVA (modelo 303). 

Es decir, que esos 420 € (o 630 €, si inviertes la ayuda máxima) van a las casillas (28 y 29) del IVA deducible del modelo 303. 

O en tu declaración de la renta, si tu actividad está exenta de IVA.

Y por eso es importante contabilizarlo: porque es el requisito previo para recuperarlo.

¿Qué tengo que hacer para contabilizar mi Kit Digital?

Para que las empresas reciban la ayuda del Kit Digital, existen algunos requisitos contables y obligaciones fiscales que deben cumplir.

Requisitos contables

• Utilizar cuentas contables específicas. Deben registrar en su contabilidad, en un código de cuenta contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada.
• Conservar la documentación relacionada con la ayuda del Kit Digital durante al menos cuatro años. 
• Llevar un libro de registro de las inversiones con fecha, importe, etc.

Obligaciones fiscales

• Declarar la subvención en el Impuesto de Sociedades o IRPF, ya que considera un ingreso a efectos fiscales. 
• Aplicar el IVA a la factura que nos emita el agente digitalizador. La subvención cubre el coste del servicio, pero no el IVA, que debe ser abonado. Bien es cierto que, posteriormente, este IVA se deduce como compra, con lo que no tiene un  impacto real en las cuentas.
• Justificar la inversión. Se debe presentar a la Administración Pública toda la documentación que acredite que la inversión se ha realizado de acuerdo a las condiciones establecidas en la convocatoria del Kit Digital.

Paso a paso:

• Recepción de la factura. Al recibir la factura se debe registrar en el libro de facturas recibidas con toda la información pertinente (fecha de recepción, número de factura, importe sin IVA, con IVA, importe subvención, etc).
• Alta del inmovilizado en el balance de situación. Hay que registrar el inmovilizado en el libro de inventario y cuentas anuales con la fecha de adquisición (el valor de adquisición del inmovilizado sin IVA, el valor residual y la vida útil del inmovilizado.)
• Amortización del inmovilizado. Al final de cada ejercicio, se debe amortizar el inmovilizado en proporción a su vida útil.
• Imputación de la subvención a la cuenta de pérdidas y ganancias. La subvención se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias en la misma proporción que la amortización del inmovilizado.

La contabilización del Kit Digital sigue el tratamiento general de subvenciones, y las cuentas y asientos contables aplicables son similares a los utilizados para otras subvenciones.

Cuentas contables

• 130 – Subvenciones oficiales de capital: para registrar las subvenciones recibidas destinadas a la adquisición de inmovilizado (activo no corriente).
• 132 – Otras subvenciones, donaciones y legados: para subvenciones recibidas para fines distintos a la financiación de capital, como programas que generarán gastos futuros.
• 4708 – Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas: para registrar créditos con Hacienda por subvenciones recibidas.
• 4758 – Hacienda Pública, acreedora por subvenciones a reintegrar: para registrar deudas con Hacienda por subvenciones que deben devolverse.
• 746 – Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio: imputa como ingresos del ejercicio en función de la amortización del inmovilizado financiado con la subvención.

Asientos contables

• Por recibir el bono Kit Digital

Debe	4708 – Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas
Haber	130 – Subvenciones oficiales de capital

• Al contratar al proveedor del producto o servicio subvencionado en el Kit Digital

Debe	201 o 209 – Inmovilizado intangible o cuenta de gastos si se trata de servicios 472 – Hacienda Pública, IVA Soportado
Haber	400 – Proveedores (importe total, incluyendo IVA. Es decir, la suma de las dos cantidades anotadas en Debe)

• Por el posterior abono a proveedores

Debe	400 – Proveedores (importe total) 4708 – Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas (importe de la subvención)
Haber	572 – Bancos (importe total, incluyendo IVA. Es decir, la suma de las dos cantidades anteriores anotadas en Debe)

• Al incluir la subvención en el resultado del ejercicio

Debe	130 – Subvenciones oficiales de capital
Haber	746 – Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio

¿Hay que contabilizar el IVA del Kit Digital?

Las facturas de los agentes digitalizadores incluirán el IVA, que debe ser declarado y deducido en la declaración trimestral. 

La ayuda del Kit Digital es una subvención no reembolsable que cubre el 100% del coste de las soluciones digitales contratadas. Los agentes digitalizadores, encargados de proporcionar las soluciones, emiten la factura a la empresa beneficiaria. Esta factura incluye el IVA correspondiente, ya que la subvención cubre solo el coste del servicio, no el IVA.

El IVA soportado que aparece en las facturas de los agentes digitalizadores debe ser incluido en la declaración trimestral del IVA (modelo 303). Este IVA es el que aparece en las facturas emitidas por los proveedores (en este caso, agentes digitalizadores).

No obstante, debes saber que este IVA lo puedes desgravar. Por tanto, no debes preocuparte ya que lo puedes recuperar presentando la declaración del trimestre en el que te facturen.

Ejemplo práctico de cómo contabilizar el Kit Digital

1. En el momento del pago:

Tipo de movimiento	Asiento	Concepto	Valor
Debe	623	Servicios profesionales independientes	1.000 €
Debe	472	IVA Soportado	210 €
Haber	572	Bancos	1.210 €

2. Al notificarse la subvención, se anotaría lo siguiente.

Tipo de movimiento	Asiento	Concepto	Valor
Debe	4708	Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas	1.000 €
Haber	740	Subvenciones, donaciones y legados a la explotación	1.000 €

3. Al recibir el importe del kit digital en la cuenta bancaria se contabiliza como sigue.

Tipo de movimiento	Asiento	Concepto	Valor
Debe	572	Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas	1.000 €
Haber	4708	Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas	1.000 €