Cómo crear una base de datos para empresas

Las bases de datos son herramientas esenciales para el funcionamiento interno de una empresa y un potente instrumento para generar más ventas y fidelizar clientes. Te contamos todo sobre cómo crear una base de datos para proveedores y todas las ventajas de hacerlo.

¿Qué es una base de datos para una empresa? 

Una base de datos consiste en una colección de información organizada de modo que pueda ser filtrada fácilmente para encontrar datos concretos. Las bases de datos en empresas pueden estar orientadas a recoger información diversa según el área de interés: existen bases de datos de proveedores, de inventario o de contactos de prensa, entre otras. No obstante, quizás la base de datos más común sea la que ayuda a las empresas a organizar a sus clientes, clientes potenciales o leads (aquellas personas que han contactado con un negocio, dejando sus datos, pero que aún no han cerrado su venta). Estas bases de datos de clientes y potenciales clientes generalmente incluyen:

• Datos personales: nombre, teléfono, email, código postal, empresa (en caso de B2B)…
• Interacciones pasadas con la empresa: qué compras ha realizado, datos de facturación y qué tipo de contacto ha tenido con la empresa (si ha sido por email, por teléfono, en una tienda física…). Esto ayuda a los comerciales a realizar ofertas personalizadas o a saber qué clientes son los que salen más rentables. Si estamos hablando de clientes potenciales, se pueden incluir campos como sector de actividad o productos en los que ha mostrado interés.
• Necesidades futuras: si es posible que vuelva en el futuro a por el mismo producto o uno similar (un ejemplo clásico es el dentista que contacta con sus clientes cada año para realizar una revisión o una limpieza).

 

¿Cómo crear una base de datos para tu empresa? 

Quizás el primer paso al plantearte cómo crear una base de datos para proveedores pase por la planificación. Debes preguntarte (incluyendo el input de tus empleados) qué información debe incluir la base de datos para ser más útil. Además, en este punto puedes plantearte segmentar a los clientes en grupos. Un sistema típico de segmentación es según la etapa del customer journey en que se encuentre. No olvides normalizar tu base de datos: esto consiste en eliminar las redundancias o inconsistencias de los datos para que sea más fácil extraer información de ella. El siguiente paso es la elección del software para la base de datos. Si bien es posible utilizar una simple hoja de cálculo, existen sistemas como las plataformas CRM que permiten explotar todo el potencial de tu base de datos y automatizar ciertas funciones.  Por último, si quieres mejorar la eficacia de tus campañas de ventas, deberías ampliar tu base de datos. Para ello, puedes recurrir a estrategias de captación de leads o, si te mueves en el entorno B2B, recurrir a una base de datos de empresas que te permita extraer información segmentada y relevante.  También es importante que mantengas la información actualizada en todo momento: solo así la información de tu base de datos será realmente valiosa.

¿Cómo te ayuda a vender más una buena base de datos? 

Una vez superada la información sobre cómo crear una base de datos para una empresa, es hora de entender la ayuda imprescindible que va a suponer para tu negocio.  Una base de datos te permite la conexión directa entre tu negocio y los clientes, en el largo plazo. Eliminas así las trabas de la publicidad o la comunicación en redes sociales: puedes recurrir a tácticas de marketing directo, como la publicidad postal o el email marketing. Además, una base de datos permite generar campañas personalizadas para cada cliente: ya que posees información específica sobre las personas, puedes también ofrecerles descuentos o campañas que se alineen con sus intereses.  En definitiva, proporciona una ventaja frente a otros negocios, al contar con una fuente de información privilegiada sobre qué es lo que tus clientes quieren y con un modo de contacto directo con ellos. 

Ventajas de tener una base de datos en tu empresa

Generar ofertas personalizadas

Según la consultora McKinsey & Company, los mensajes y ofertas personalizadas logran la fidelización de clientes y pueden generar hasta un 30% más de beneficios. La base de datos te ayuda a generar este tipo de ofertas, al permitirte generar perfiles de cliente según sus conversaciones con tu negocio o sus compras anteriores. 

 Anticiparte a las necesidades de tus clientes

Gracias a la base de datos en tu empresa, puedes anticipar cuándo un cliente o prospecto puede necesitar un producto o servicio tuyo: puedes enviarle ofertas según festividades señaladas o productos asociados al que ya compró anteriormente, entre otras opciones. 

Descubrir oportunidades de negocio

La información de la base de datos también puede recoger los problemas que han experimentado los clientes con tu producto (y que no has podido resolver) o los productos o servicios que más demandan, pero que no suelen estar en tu inventario. Aplica esta información para mejorar procesos internos y ofrecer productos mejor alineados con las necesidades del cliente.

Cómo crear una base de datos para proveedores

• Definir la clase de información que incluirá la base. Es importante saber qué datos necesitas para tu base de datos para proveedores.
• Actualízala con frecuencia. Tu base de datos no servirá de nada si no está actualizada.
• Establece dónde y cómo obtendrás la información. Gestiona con tu equipo las fuentes de información que usuréis.
• Busca el sistema de gestión idóneo. Utiliza el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.