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Las 8 mejores herramientas para el teletrabajo
Las herramientas para el teletrabajo aparecen para tratar de solucionar algunas de las dificultades o pain points que encuentran los profesionales o equipos de trabajo en los procesos en remoto.
Informes recientes afirman que, en 2024, el 7,6% de los ocupados en España teletrabajan más de la mitad de los días, mientras que un 7% lo hace de manera ocasional. Estas cifras hablan de una implantación creciente del teletrabajo que, sin llegar a los números que se alcanzaron durante la pandemia, plantean oportunidades pero también retos que es preciso gestionar.
Las recomendaciones para teletrabajar permiten abordar algunos de estos retos. No obstante, la llegada de herramientas de teletrabajo específicas cubre aspectos esenciales, como la comunicación entre equipos y la organización en entornos remotos, que es preciso resolver.
Quizás el formato ideal para el teletrabajo sea el de oficina virtual: un ecosistema digital que trata de llevar las posibilidades de la oficina presencial al entorno digital, amplificando además algunos de sus aspectos.
A continuación, desvelamos algunas de las herramientas para el teletrabajo destacadas que a menudo es posible encontrar en este tipo de entornos.
Herramientas para gestión de tareas
La gestión de tareas se encuentra entre los retos a resolver en el trabajo en remoto, especialmente cuando se trata de tareas que implican a equipos más allá de los trabajadores individuales.
Bajo esta categoría se incluyen las herramientas orientadas a organizar, planificar y realizar un seguimiento de tareas, fomentando la visibilidad dentro de los equipos y el cumplimiento de plazos.
Trello
Quizás la plataforma para la gestión de proyectos de forma colaborativa más conocida, especialmente pensada para equipos pequeños que quieren fomentar la agilidad.
Basada en tableros y tarjetas, presenta una interfaz altamente visual basada en el método Kanban. Así, los usuarios pueden crear listas de tareas y mover tarjetas entre las diferentes etapas ("Pendiente", "En Progreso" y "Completado"), todo ello en un proceso colaborativo donde los cambios quedan reflejados en tiempo real.
Además, entre sus ventajas destaca la posibilidad de realizar integraciones con herramientas como Slack o Google Drive.
ClickUp
ClickUp se define como “la aplicación más completa para trabajar”. Su ambición es la de convertirse en una herramienta todo-en-uno para la gestión de tareas y proyectos de forma colaborativa, siendo compatible con equipos medianos y grandes.
Entre sus funciones avanzadas está la asignación de prioridades y objetivos, además de la posibilidad de introducir tableros Kanban y diagramas de Gantt (herramientas visuales para organizar tareas) y opciones para hacer seguimiento de los tiempos o la gestión de documentos.
Herramientas para comunicación online
Otro de los retos que las herramientas para el teletrabajo vienen a resolver es la necesidad de comunicación en remoto.
Por ello, en esta categoría mencionamos herramientas digitales para el teletrabajo que fomentan la interacción entre personas en diversos formatos: desde los mensajes instantáneos a las llamadas o reuniones virtuales.
Slack
Plataforma de mensajería diseñada para la comunicación centralizada de equipos humanos. Entre sus puntos fuertes se encuentran la posibilidad de organizar la comunicación en base a temas y proyectos, y su compatibilidad con dispositivos móviles, además de escritorio.
Permite formatos en mensajes directos, llamadas de voz y de vídeo, además de compartir archivos. Puede integrarse con Google Workspace y Trello.
Google Meet
Plataforma para videoconferencias con funciones útiles como herramienta para el teletrabajo, al permitir acciones como compartir pantalla, grabar reuniones o usar subtítulos en tiempo real.
Su calidad de audio y vídeo y la integración con otras herramientas para el teletrabajo dentro del ecosistema Google (como Google Calendar y Gmail) han impulsado el uso y popularidad de esta plataforma.
Herramientas para guardar archivos
Compartir archivos de forma sencilla e intuitiva es otra de las necesidades clave que las herramientas para el teletrabajo vienen a resolver. Se trata de opciones de almacenamiento en la nube para guardar archivos de todo tipo, de modo que queden accesibles para las personas pertinentes desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Google Drive
Plataforma de almacenamiento en la nube que permite guardar archivos pero también compartirlos y colaborar en ellos. Ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito y, entre sus ventajas, está el formar parte del resto de soluciones Google para el teletrabajo, como Google Docs, Sheets y Slides.
Dropbox
Dropbox también se alza en el pódium de herramientas para el teletrabajo más populares en el área del almacenamiento en la nube. Altamente intuitiva, permite guardar archivos y compartir carpetas con otros usuarios, quedando todo sincronizado de forma automática. Ofrece integraciones con Microsoft Office y Slack, con 2 GB de almacenamiento gratuito.
Herramientas para almacenar contraseñas
La gestión de contraseñas segura y cifrada es clave en el teletrabajo, no solo para proteger datos sino también para facilitar procesos al autocompletar credenciales o generar contraseñas fuertes que eviten posibles vulnerabilidades.
Dashlane
Administrador de contraseñas, se ocupa de almacenar de manera segura credenciales de inicio de sesión y otros datos sensibles. Con un cifrado avanzado para proteger los datos, también incorpora funciones como el autocompletado de contraseñas, auditorías de seguridad y ayuda para generación de contraseñas fuertes.
Lastpass
Esta herramienta para el teletrabajo también almacena contraseñas de manera segura, además de permitir compartirlas con otros usuarios. Con un generador de contraseñas seguras y opciones para autenticación multifactor, se convierte en una plataforma completa para la gestión de credenciales.
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Fuentes:
- El teletrabajo se asienta en España con fórmulas que combinan la presencialidad y el trabajo en remoto, Infojobs, 2024, https://nosotros.infojobs.net/prensa/notas-prensa/el-teletrabajo-se-asienta-en-espana-con-formulas-que-combinan-la-presencialidad-y-el-trabajo-en-remoto
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