Cómo rellenar un modelo de factura en Word

La facilidad de manejo de Microsoft Word ha propiciado que se convierta en una de las mejores herramientas para la elaboración de facturas. En ella podrás incluir una lista detallada de cargos sobre los productos vendidos y los servicios prestados. Este programa te permitirá crear facturas mediante plantillas prediseñadas o con tu propio diseño.

¿Cómo crear una nueva factura en Word?

En primer lugar, es necesario crear un documento nuevo a través de la pestaña Archivo. En ella, selecciona la opción “Nuevo” y aparecerá un nuevo proyecto en blanco. Una vez realizado este paso inicial, la siguiente decisión será elegir la plantilla que desees y que más se adecúe al tipo de factura que buscas rellenar. En las últimas versiones de Word existe un apartado para facturas con todas las plantillas de Office disponibles. Suelen ser muy adecuadas para realizar un documento de cobro genérico, pero si se desean más apartados concretos es más recomendable valorar la posibilidad de utilizar tu propio diseño. Tras elegir la plantilla, podrás descargarla en tu ordenador. También existe la posibilidad de acceder a otras plantillas de Word a través del sitio oficial de Microsoft. El único requisito que tienes que vigilar en este apartado es que la plantilla sea compatible con la versión que tienes instalada en tu dispositivo.

¿Qué apartados debe contener?

El primero de ellos debe ser el título, incluyendo el nombre de tu empresa y un término descriptivo, teniendo en cuenta el tipo de factura que es, como por ejemplo “cotización”, y utilizando una tipografía de un tamaño lo suficientemente grande para que el receptor lo identifique correctamente. Este epígrafe destacado debe ir situado en la parte superior o en un encabezado. Además, el nombre de tu negocio debe estar escrito en la misma fuente que los otros materiales de la empresa. Por otro lado, debes mostrar también la fecha de emisión de la factura, situándola a la derecha del descriptor. Word tiene una función autodate que ingresa este dato de manera automática, facilitándote la organización para la gestión telemática. Junto al día de emisión de la factura, también debe aparecer la enumeración, que puede ser global, de manera interna para organizarte con todo tu volumen de trabajo o individual, para cada uno de tus clientes. En cuanto a las direcciones del remitente y el destinatario, tienen que incluir información específica y detallada. En tu recuadro de contacto aparecerá tu nombre o el de la persona encargada de administrar tus cuentas, la dirección, el teléfono, el fax (si se dispone de este servicio) y el correo electrónico de tu empresa. En cuanto a la parte del cliente, es decir, la persona sobre la que se va a efectuar el cobro, se incluirán los mismos apartados que en el caso anterior.

¿Qué información sobre facturación se debe incluir?

Toda la información sobre facturación debe estar presentada en filas y columnas, pudiendo utilizar tablas para su elaboración. La cantidad, la descripción del artículo o producto, el precio o tarifa unitaria y el precio total aparecerán recogidos en este apartado. Una de las ventajas de Word es que permite realizar cálculos totales y subtotales mediante funciones de su menú superior. En la parte inferior, debe mostrarse la cantidad total de la cuenta, en la parte derecha, justo debajo de la lista detallada de cargos. Se recomienda resaltar la cifra en negrita para que resulte más sencilla su visualización. En cuanto a las condiciones de pago, se pueden situar encima o debajo de la información de facturación. Las más comunes son “Dentro de 60 días”, “Pagadero al recibir” o “Dentro de 30 días”. También es recomendable incluir una nota en la parte inferior en la que se muestren los métodos de pago y otras informaciones de interés. Por último, aplica un nombre significativo a tu factura, que te sirva para mantener un control propio, y guárdala en el formato más adecuado para tu cliente. Comprueba siempre que sea legible y que pueda ser abierta correctamente tras su recepción.