Factura proforma: ¿cuándo debes emitirla?

Las facturas proformas son, generalmente, un gran desconocido en el mundo de la contabilidad de los autónomos y las pymes. Sin embargo, es importante que conozcas este documento, porque puede serte de gran utilidad para entender el flujo de caja a largo plazo y también para comunicarles datos específicos a tus proveedores, sin comprometerte fiscalmente por ello.  

¿Qué es una factura proforma?

  En nuestro blog hemos estado hablando de las facturas proformas. Aunque en el enlace anterior podrás entender un poco mejor el significado de este documento, podemos definirlo como un documento sin valor fiscal y con valor únicamente informativo o contable para la empresa que lo emite. Respecto al sentido contable, si se quiere utilizar de ese modo habrá que emitir siempre dos facturas, la proforma y la factura normal, que será la única realmente válida.  

¿Cuándo debes emitir una factura proforma?

  Una vez entendido el concepto de factura proforma, probablemente quieras saber exactamente en qué casos deberías emitirla, o si en realidad es un documento que no te interesa en absoluto para tu negocio. Veámoslo con algunos ejemplos para que lo tengas claro:  

• Puedes emitir una factura proforma si quieres que tus clientes reciban un documento con mayor detalle que un presupuesto, pero que no te obligue a incluirlo en la contabilidad antes del pago,es decir, que tanto el IVA como la probable retención de IRPF no se materializarán hasta que se emita la factura oficial.
• La factura proforma resulta muy útil en términos de contabilidad interna en caso de que tengas varios clientes que pagan en un plazo amplio. Con ella podrás establecer el flujo de caja de tu negocio a largo plazo, sin tener por ello que cambiar nada en la parte contable oficial ni en la carga fiscal de tu negocio.
• Si tu negocio importa o exporta mercancías que tienen que pasar por aduanas, las facturas proforma suelen ser un documento bastante utilizado porque resulta válido para declarar su valor y te permite gestionar la contabilidad oficial de forma habitual y sin depender de esos tiempos de entrega y pago.

  Hay que tener en cuenta que la factura proforma no tiene ningún valor contable real, es decir, que si tienes que presentar la contabilidad para una auditoría o para una inspección de Hacienda no podrás usarlas como justificante. Eso significa que deberás llevar dos contabilidades, lo que puede resultar un verdadero problema si no tienes suficientes conocimientos o tu gestor te cobra más comisiones por hacer este trabajo. Las ventajas están claras, y la factura proforma es una opción interesante para los casos anteriores. Sin embargo, también tiene contras que cabe considerar para decidirse o no por uno de estos documentos. Ahora que ya la conoces a fondo, puedes considerar si es lo que necesita tu actividad o si prefieres seguir con las facturas habituales.   En caso de que lo que necesites sean plantillas de facturas y otros documentos específicos, descárgate el ebook que te mostramos a continuación. Pero si todavía no conoces las ventajas de tener estos modelos para tu actividad, quizás te conviene leer sus ventajas en este artículo en el que hemos analizado lo mejor de contar con plantillas personalizadas para tu actividad.