¿Tienes una plantilla para hacer órdenes de compra?

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Microsoft Excel, ese gran desconocido. A pesar de que es vox pópuli que este programa sirve para algo más que hacer un bonito horario por colores o realizar operaciones matemáticas, lo cierto es que, la mayor parte de las empresas ignoran por completo todas esas posibilidades y se gastan grandes cantidades de dinero en aplicaciones para el cálculo y el seguimiento de presupuestos o creación de bases de datos o facturas.

Pues bien, no solo puedes emplear Microsoft Excel para realizar tú mismo esas actividades y ahorrar dinero, sino que, también, resulta muy útil para las necesarias y cotidianas órdenes de compra. Por si no estás familiarizado con la terminología, en este artículo te contamos qué es exactamente una orden de compra, para qué sirve y cómo armarla en una plantilla en Excel.

Órdenes de compra, ¿qué son exactamente?

Mientras leas esto seguramente te des cuenta de que llevas utilizando las órdenes de compra desde hace años, pero que, simplemente desconocías que llevaban ese nombre. Se trata de documentos que acreditan el vínculo entre un proveedor y un comprador. En las mismas deben aparecer, de forma detallada, todos los productos que el cliente compra junto al precio, fecha de entrega y las condiciones de pago.  Por tanto, estos documentos lo que hacen es formalizar la negociación.

Funcionar con órdenes de compra tiene asociadas infinidad de ventajas para ambas partes. Por ejemplo, al cliente le permite hacer inventario, es decir, controlar todos los productos que adquiere, sobre todo si se trata de grandes lotes. De esta manera, el comprador puede hacer un seguimiento de las entregas. En definitiva, si tienes por costumbre utilizar órdenes de compra, le haces la vida más fácil a tu cliente, uno de los principios básicos de la fidelización.

Por su parte, al proveedor, una orden de compra le sirve como prueba de productos contratados. Así, si has enviado todo el lote, pero no has recibido el pago, puedes reclamarlo orden de compra en mano.

Además, este documento tiene vinculación legal y recuerda a ambas partes a lo que se han comprometido: a uno a proveer y a otro a pagar. Eso sí, aunque es una modalidad contractual no reemplaza a un contrato de prestación de servicios.

Cómo preparar órdenes de compra con plantillas en Excel

Realizar una orden de compra no es más que crear una tabla en Excel. Distinguimos dos maneras principales de crearlas: de forma tradicional y mediante plantillas.

La primera consiste en componer de forma manual y paso a paso, desde el programa Excel, tu propia orden de compra.

Pero si quieres un estilo mucho más profesional y, además, ahorrar tiempo, lo más recomendable es que te descargues las plantillas Excel que Microsoft pone a tu disposición en su página oficial. Son gratuitas y su acabado dará la impresión de que mimas hasta el último detalle cualquier cosa que tenga que ver con tu negocio, lo que será percibido por los clientes o futuros clientes como garantía de que pueden fiarse de ti.

Tanto si optas por la forma manual o las plantillas web, ten en cuenta que todas tus órdenes de compra deben contar con:

• Nombre y logo de la empresa

• Dirección de la empresa

• Firma y sello del cliente

• Forma de contacto con el cliente

• Numeración de la orden de compra

• Precio, referencia, cantidad, descripción y porcentaje de IVA del producto

Como has podido ver, una orden de compra marca la diferencia, ayuda a fidelizar a los clientes y te sirve como garantía de que tus clientes van a proceder a realizar el pago por los servicios prestados o productos vendidos.