¿Tu equipo está creciendo? Entonces necesitas hojas de procesos de trabajo

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Una hoja de proceso o de procedimientos es un documento informativo en el que se recogen todos los pasos necesarios para la consecución de una tarea concreta.

Esta hoja es un elemento muy importante para el control interno y nos sirve de apoyo para la realización del proyecto, ya que en ella se deben describir todos los pasos que debemos realizar.

Las hojas de procesos suelen utilizarse para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones y en las que intervienen distintas personas o departamentos. Estas hojas deben contener también la información necesaria para distribuir las tareas dentro del equipo, para que no queden dudas de quién debe asumir las responsabilidades que surgen en el camino. Al mismo tiempo, facilitará el cálculo de los tiempos de trabajo de los miembros del equipo, por lo que será muy útil para presentar ofertas.

No son una parte del proyecto como tal, pero sí una manera de articularlo y de mantener su coherencia si entran nuevos miembros al equipo o si uno de los miembros fundamentales del proyecto se va (o también cuando hay vacaciones).

De este modo, con una hoja de procesos evitaremos que si un miembro del equipo deja el empleo se lleve con él todo el conocimiento de lo que debe hacer y los pasos que sigue, tanto para su propio trabajo como a nivel de coordinación con los demás miembros de la empresa. Por el contrario, si un nuevo empleado entra, se encontrará con una hoja detallada que le indicará los pasos a seguir, haciendo más fácil el proceso de adaptación.

Los elementos básicos de una hoja de procedimientos

• Título y código del procedimiento: cada procedimiento debe hacerse para una tarea delimitada. La inclusión de un código numérico hará que sea más fácil de localizar y ordenar en el caso de haber muchas hojas de este tipo.
• Introducción: una breve descripción del proceso y su finalidad. Debe indicarse lo que se hace, en qué campo se ejecuta, para qué se hace (el resultado) y también para quién.
• Organización: Deben adjudicarse los papeles de cada miembro del equipo que interviene en el proceso y establecer el orden jerárquico, marcando también quién es el responsable del control y la supervisión final, algo de quede plasmarse en forma de organigrama
• Descripción del procedimiento: es un ‘paso a paso’ detallado de todas las tareas que hay que hacer, en orden cronológico. Se deben indicar también los plazos, que pueden ser representados en un cronograma o en un diagrama de flujo para una visión más intuitiva del conjunto.
• Objetivos: necesitamos indicar cuál es la finalidad, para poder analizar si el resultado ha sido el esperado.
• Normas aplicables al proceso: un conjunto de normas a utilizar en todas las partes, ya sean de estilo, de tipografía, de tamaños…
• Medidas de seguridad: se deben detallar las medidas destinadas a controlar que el proyecto va por buen camino, como análisis cada cierto tiempo, formas de supervisión, etc.
• Herramientas: además de indicarlas en la descripción del procedimiento, en este apartado debe hacerse referencia a los materiales, documentos, programas, etc.,  de los que se debe echar mano. Es necesario indicar las normativas, legislación y reglamentos a seguir, si los hay.
• Informes: se deben ir almacenándolos informes que se han ido elaborando mientras se hacía el proyecto, así como los previos, de haberlos.