Claves para enfrentar una inspección de trabajo con éxito

Una inspección de trabajo es un momento que genera estrés y que, durante la vida de una empresa, inevitablemente acaba llegando tarde o temprano.

Según los datos recogidos en el Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de 2016, durante ese año se inspeccionaron 356.326 centros de trabajo y se registraron 79.675 infracciones a la legislación del orden social. Para que esto no le pase a tu negocio, te damos unas claves para tener todo preparado y en orden para cuando llegue el temido día.

En primer lugar, debes saber que, por mucho que te pueda parecer una odisea, en realidad muchas inspecciones de trabajo son trámites rutinarios y que no siempre parten de una denuncia previa.

Si el inspector va correctamente acreditado, déjalo entrar aunque no te haya llegado un aviso previo de la visita: impedirle el paso o la permanencia en el centro de trabajo, negarse a la identificación propia o de los trabajadores y el uso de violencia, coacción o amenaza hacia el inspector son faltas graves que implican multas cuantiosas.

No insistas en vano en preguntar si la visita está motivada por una denuncia previa ni preguntes el motivo; debes limitarte a dejarlo pasar y acompañarlo durante su recorrido, facilitándole la información y documentación que requiera.

El inspector tiene el derecho a solicitar la documentación y a entrevistarse con cualquier persona de la empresa. Déjalo actuar libremente, porque cualquier coacción hacia cualquiera de las partes que impida la labor de vigilancia del funcionario podría ser sancionada con multas por obstrucción a la labor inspectora.

El funcionario podrá recorrer hasta el último rincón del área de trabajo. No te asustes si te reclama las claves de acceso de los ordenadores o empieza a hacer fotografías y vídeos, ni trates de impedirlo, porque está en su derecho de hacerlo.

Es recomendable tener todos los papeles en regla y a mano, para demostrar que se cumplen las obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad Social; así que reclama la ayuda del departamento de administración, si lo hubiese, para que pueda ayudarte con este punto.

Los papeles que puede reclamarte un inspector

 

-Libro de visitas

-Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente

-Escritura de constitución de la sociedad

-Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social

-Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo

-Autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros.

-Cuadro horario y calendario laboral.

-Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

-Recibos de los  salarios

-Declaración del Impuesto de Sociedades

-Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético

-Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)

-Declaración de operación con terceros (modelo 347)

-La documentación exigida sobre prevención de riesgos laborales

-Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social

-Inscripción en el IAE

-Resumen de las horas extra de los empleados

En el caso de que el inspector solicite un papel que no tienes disponible en ese momento, tienes derecho a presentarlo en un plazo determinado. El inspector escribirá en su informe los documentos pendientes de entrega y podrá citar a la empresa para la entrega del material. En el caso de que los documentos no se entreguen, existe el riesgo de que se imponga una sanción.

Más allá de los papeles, si el inspector detecta algún incumplimiento en materia laboral, es recomendable reconocerlo y corregirlo de inmediato, al menos si reconocemos su criterio como válido. De esta manera, podremos evitar que  nos levante un alta de infracción que acabe en multa.