¿Debe mi negocio adaptarse a la Ley de Protección de Datos (LOPD)?

Los autónomos y las PYMEs están obligados a cumplir con todas las normas recogidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), siempre que manejen en sus negocios datos de carácter personal. Cualquier información que identifique a una persona física dentro de un negocio, con independencia de su tamaño o actividad, debe estar tratada según lo marcado por este texto legal. Es muy importante que se conozca cuál es su objetivo, por qué es necesario cumplir con esta Ley y cuáles son los pasos a seguir para su correcta aplicación.

¿Cuál es el objetivo de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)?

En primer lugar, debes sabes que la LOPD tiene como finalidad velar por el buen tratamiento y la protección de datos de carácter personal de los clientes y usuarios. En este conjunto se engloban las siguientes informaciones:

• Datos  identificativos básicos, como  el NIF, el nombre, los apellidos, la firma, el teléfono o la dirección de  correo electrónico, entre otros.
• Datos  de carácter medio,  como la situación administrativa o penal del cliente, tributarios o de relación  con la Seguridad Social, aficiones, costumbres y gustos, entre otros.
• Datos de protección alta, como informaciones acerca de la vida sexual, las creencias, la religión o la ideología política, entre otros.

En tu negocio deberá existir la figura de un responsable que vele por el correcto uso de los datos personales. Esa persona será la encargada de responder ante las obligaciones marcadas por la LOPD y tratará siempre de hacer que se cumpla la Ley. Es imprescindible que todos los ficheros estén recogidos en el Registro General de Protección de datos para evitar problemas e imprevistos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la LOPD no protege la intimidad de las personas jurídicas, únicamente es efectiva con personas físicas. Si eres autónomo debes tener muy clara la siguiente información:

• Autónomo que administre una S.L. o  S.A. No tienes  obligación de cumplir con esta Ley, a nivel personal, pero sí como  administrador de tu empresa.
• Autónomo  con actividad empresarial y personal a cargo. De total cumplimiento, ya que eres el  responsable de los datos de todos tus trabajadores y de tus clientes.
• Autónomo sin personal a su cargo. Dependerá del tipo de negocio y el tipo de datos de clientes y proveedores que manejes. Si tus clientes son particulares deberás respetar todo lo que dice la Ley.

¿Por qué es necesario su cumplimiento?

Tu negocio debe estar dentro de los requerimientos legales, evitando así el surgimiento de problemas con el tratamiento y gestión de los datos. También debes tener en cuenta que puedes incurrir en responsabilidades civiles si existe una pérdida de esta información por causas que afecten directamente a su almacenamiento, como rotura de dispositivos informáticos o incendios. Si no cumples esta Ley como autónomo o PYME, puedes enfrentarte a fuertes sanciones económicas de entre 900 y 600.000 euros, dependiendo de su gravedad. También es cierto que, antes de aplicar estas medidas, la Agencia Española de Protección de Datos puede solicitar al autónomo o PYME que realice medidas correctoras, como paso previo al expediente sancionador, siempre y cuando no haya cometido infracciones de este tipo con anterioridad.

¿Cómo debes aplicar la LOPD en tu negocio?

Será responsabilidad del propio autónomo o PYME el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, atendiendo a lo que establece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El proceso correcto a seguir debe constar de las siguientes acciones:

• Identificar  todos los ficheros que almacenen datos de carácter personal.
• Tener  claro qué nivel de seguridad hay que aplicar en cada caso concreto.
• Elaborar  un documento de seguridad con las normas de actuación en cada caso.
• Tener  correctamente identificada a la persona encargada de proteger los datos.
• Aportar  la formación necesaria a este responsable sobre el tratamiento de ficheros.
• Inscribir todos los ficheros recogidos en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.