Para muchos, ha llegado el momento de pasar a preguntarse “¿qué es la factura electrónica?”. Aunque su implantación obligatoria por ley ha sido gradual desde la aprobación de la Ley Crea y Crece en 2021, 2025 será el año en el que un gran volumen de pymes y autónomos...
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
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La obligación de la factura electrónica aparece como uno de los cambios clave en los procesos de las empresas.
Un paso importante de cara a la actualización y digitalización de transacciones, la normativa sobre la factura electrónica trae importantes cambios en cuanto a los formatos en que se permitirá la emisión de facturas para algunos tipos de negocios.
Ya en 2022, un 36,17% de las facturas en las pymes españolas eran electrónicas. Un porcentaje que está llamado a dispararse en los próximos meses tras la aparición de la nueva normativa respecto a la obligación de hacer factura electrónica.
El motivo subyacente para la digitalización de la facturación es que este tipo de documento permite acceder a una serie de beneficios: desde aumentar la seguridad en las transacciones, hasta mejorar la adherencia a la normativa fiscal. Para las empresas, la factura electrónica puede ser una vía para mejorar sus procesos internos, reduciendo costes y optimizando la gestión y almacenamiento seguros de este tipo de documentos.
A su vez, la ley viene apoyada por la aparición del Kit digital para factura electrónica, un bono que facilita el acceso a herramientas de facturación electrónica a pymes y autónomos que aún no hayan implantado este tipo de soluciones.
¿Quieres saber cuándo será obligatoria la factura electrónica? Te contamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento comercial y fiscal que se emite y envía a través de medios electrónicos.
Al igual que las facturas convencionales, este documento se encarga de registrar una transacción de compraventa de bienes o servicios. La diferencia es que lo hace en formato electrónico, siendo válidos diversos formatos (PDF, XML o UBL) y métodos de envío (incluyendo sistemas de facturación electrónica, portales web o plataformas de intercambio de datos estructurados).
¿Qué dice la ley sobre la factura electrónica?
Además de establecer plazos respecto a la obligación de la factura electrónica, la normativa también menciona algunas características específicas que deben incorporar las facturas electrónicas para garantizar su validez:
- Ser legible mediante un programa informático tanto para emisor como para receptor
- Contar con una firma electrónica avanzada para certificar su autenticidad
- Emplear un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier medio aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para garantizar su integridad
Más allá de estas características específicas de la factura electrónica, este tipo de documento se rige por las mismas leyes que el resto de facturas. Así, debe contener los mismos detalles (datos del emisor y receptor, detalles de la transacción, fecha de emisión, número de factura, total a pagar y los términos de pago).
¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica en España?
La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas estableció una serie de plazos que se han ido cumpliendo para que la obligación de hacer factura electrónica fuese de forma progresiva.
Actualmente, la obligación de la factura electrónica es para cualquier empresa que realice transacciones de compraventa con el sector público, así como para empresas o autónomos con facturación anual mayor a 8 millones de euros.
El siguiente hito aparece en primavera/verano de 2025, momento en el que la obligación de implementar la factura electrónica se aplicará a todas las empresas y autónomos, independientemente de su facturación.
¿Cómo gestionar la facturación electrónica?
La gestión de la emisión y recepción de facturas electrónicas es posible gracias a programas de software diseñados específicamente para ello. Este tipo de programas permiten crear facturas electrónicas, añadir la firma electrónica y enviar o recibir facturas electrónicas.
Para la elección de la plataforma adecuada, es preciso emplear un software que incorpore mecanismos previstos por la legislación española. Además, conviene decantarse por una solución que se adapte a las necesidades de la empresa y su tamaño.
Es aquí donde destaca la herramienta de factura electrónica de BeeDIGITAL, compatible con el bono Kit Digital. Una plataforma diseñada para ayudar a pymes y autónomos a digitalizar sus flujos de facturación y cumplir con las obligaciones de factura electrónica recogidas en el Real Decreto 1619/2022.
Descubre nuestra solución Kit Digital para Factura Electrónica y da el paso para adaptarte a la nueva legislación.
Fuentes:
- Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España, SERES, 2022,, https://www.groupseres.com/contenido/factura-electronica-2022
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