Un software de oficina virtual se ocupa de trasladar al mundo online las ventajas de una oficina como espacio físico y, a su vez, generar una serie de beneficios que no son posibles en ese lugar. 

Descubre qué es una oficina virtual y algunos de los software de oficina virtual más conocidos a día de hoy.

Qué es una oficina virtual

La definición de software de oficina virtual es el conjunto de herramientas digitales que busca facilitar el trabajo y volverlo más eficiente.

A medida que las diferentes formas de trabajo en remoto se van asentando en las empresas (se calcula que un 50,6 % de las empresas españolas utilizaron esta opción en 2021), utilizar software de oficina virtual se ha vuelto más necesario que nunca. 

No obstante, una oficina virtual también ofrece ventajas a las empresas que cuentan con una oficina física, ya que sus beneficios a nivel de productividad se dejan notar por igual:
  • Facilita las interacciones y colaboraciones entre equipos.

  • Promueve la organización de tareas y reuniones.

  • Facilita el seguimiento de proyectos.

  • Facilita el acceso a la información de la empresa, sin importar desde dónde se trabaje.

  • Evita la pérdida de información.

Tipos de software de oficina virtual y algunos ejemplos

En realidad, una oficina virtual utiliza diferentes tipos de software, con diferentes misiones. Algunos ejemplos de programas que puedes encontrar en una oficina virtual son:
  • Programas para la gestión de proyectos y productividad: software de oficina virtual para la adjudicación y el seguimiento de tareas centralizadas. Plataformas como Microsoft Planner, Tandem, Asana o Monday son un ejemplo de este tipo de software.

  • Comunicación: plataformas orientadas a promover el intercambio de mensajes entre individuos y equipos. Un ejemplo de este tipo de software es Microsoft Teams, aunque Slack, Zoom, Skype u otras plataformas para videollamadas se podrían incluir también aquí.

  • Programas de creación de documentos. Permiten generar documentos, como textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. Normalmente, las oficinas virtuales permiten la creación de forma colaborativa.
  • Espacio de trabajo. Programas que sirven para almacenar o compartir los documentos de la empresa, como Dropbox, One Drive o Google Drive.
Una oficina virtual coge estos distintos tipos de herramientas y los integra en una misma solución, de modo que los programas sean perfectamente compatibles unos con otros y se comuniquen mejor entre ellos. De este modo, el trabajo se hace más fluido y, los procesos, más eficientes.

Cómo elegir software de oficina virtual

Google Workspace (antes, G-Suite) y Microsoft 365 son dos de las soluciones de oficina virtual más populares entre las empresas.

Algunos de los criterios que pueden guiar qué solución de oficina virtual escoger, son:
  • Conocer si el software de oficina virtual elegido es compatible con el resto de plataformas y dispositivos que ya se utilizan en la empresa.

  • Tener en cuenta los requisitos de almacenamiento de archivos que la empresa se va a encontrar.

  • Valorar las herramientas que el equipo está acostumbrado a usar. Por ejemplo, si una empresa ya usa Microsoft para su ofimática (Microsoft Excel, Microsoft Word…), a su equipo le será más fácil adaptarse a una solución de oficina virtual como Microsoft 365, que integra estas herramientas. 
Desde BeeDIGITAL hemos trabajado para crear una solución de oficina virtual compatible con el programa Kit Digital, que incluye: 
  • La licencia Microsoft 365 Empresa Basic, que facilita la gestión de proyectos, organización de reuniones y la comunicación de equipos, entre otras muchas tareas.

  • Configuración del correo electrónico en MS Outlook y buzón con hasta 50 Gb de almacenamiento.

  • Puesta en marcha del calendario y agenda de contactos personales y compartidos.

  • Almacenamiento de hasta 1.000 Gb. 

  • Colaboración de equipos reforzada gracias a los canales para compartir archivos a través de MS SharePoint.
Más allá de las cuestiones técnicas, nos ponemos de lado de las pymes y autónomos garantizando una configuración y puesta en marcha personalizadas, la formación para el uso de estas nuevas herramientas y el soporte técnico necesario para aprovechar todo el potencial del software de oficina virtual.