¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?

Por: Pilar Granado González

(No hay votaciones)
Cargando...

Fecha de publicación: 19/02/2025

Lecturas 93

Para muchos, ha llegado el momento de pasar a preguntarse “¿qué es la factura electrónica?”.

Aunque su implantación obligatoria por ley ha sido gradual desde la aprobación de la Ley Crea y Crece en 2021, 2025 será el año en el que un gran volumen de pymes y autónomos deberán ir más allá de “¿qué es una factura electrónica?” o “¿en qué consiste la factura electrónica?”, y pasar a utilizarla. 

En este contexto, compartimos las principales claves para entender ¿qué es la factura electrónica, cuál es la normativa aplicable y cuándo será obligatoria?

¿Qué es la factura electrónica?

Según la definición de la UE, la factura electrónica es “un documento que ha sido emitido, transmitido y recibido en un formato de datos estructurados que permite su procesamiento automático y electrónico tal y como queda definida en la Directiva 2014/55/EU”.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

En otras palabras, a la pregunta “¿qué es la factura electrónica y para qué sirve?”, es posible responder que se trata de un documento digital en un formato específico que permite acreditar una transacción comercial entre comprador y vendedor.

Es decir, como cualquier otra factura, este documento se encarga de detallar los bienes y servicios vendidos, los impuestos y los datos de vendedor y comprador; por lo tanto, constituye un registro formal de operaciones comerciales.

No obstante, la factura electrónica va más allá, sirviendo las siguientes funciones. Así, una función importante de adoptar la factura electrónica en España es el cumplimiento legal y fiscal, de acuerdo a la Ley Crea y Crece. Más allá de este cumplimiento, la factura electrónica cuenta con una serie de beneficios que detallamos más abajo.

Normativa de la factura electrónica

En España, la normativa sobre la factura electrónica regula la implantación de la factura electrónica. Las principales claves de esta norma incluyen:

• • Su obligatoriedad paulatina hasta alcanzar primavera/verano de 2026, cuando será obligatoria para todas las transacciones comerciales entre empresas o autónomos, independientemente del volumen de facturación de éstos
  • Además de mantener las obligaciones vinculadas a las facturas convencionales, la factura electrónica deberá reunir las siguientes características: 
  • Ser legible mediante un programa informático por parte de vendedor y comprador
  • Incluir una firma electrónica avanzada que certifique su autenticidad 
  • Garantizar su integridad a través de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier otro medio aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Principales ventajas de usar la factura electrónica

• Facilita la emisión, recepción y almacenamiento de facturas. Elimina los procesos manuales en tareas como crear facturas, registrarlas o buscarlas.
• Queda integrada en plataformas como sistemas contables o ERP, que pueden automatizar y elevar la eficiencia de los procesos de facturación
• Facilita la eficiencia y visibilidad contable en un negocio, tanto para empresas como para autoridades fiscales
• Disminuye costes vinculados a impresión, almacenamiento físico y envío de facturas físicas (en papel)
• Minimiza los riesgos de extravío o deterioro, típicos del almacenaje de documentos físicos y en papel
• Es más sostenible, evitando el uso de un recurso como el papel
• Minimiza errores a la hora de introducción de datos (por ejemplo, en la numeración de facturas)
• Mejora la seguridad e integridad de las facturas, que se intercambian a través de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI)

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica en España se ha instalado de forma paulatina. De este modo, la factura electrónica es obligatoria para un gran número de empresas. Un ejemplo son las empresas o autónomos con una facturación anual mayor a los 8 millones de euros, que debieron implantarla en 2025.

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas) estableció igualmente una serie de fechas límite para la implantación de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos del sector B2B. Para las empresas que lleven a cabo transacciones comerciales con otras empresas o autónomos, la factura electrónica será obligatoria a partir de primavera/verano de 2025 para las empresas de facturación superior a 8 millones de euros y para el resto a partir de primavera/verano de 2026.

Siguiendo datos de un informe elaborado por Sage y Afi, un 86% de las pymes españolas desconoce qué es la factura electrónica. 

Ahora que ya sabes más sobre qué es la factura electrónica y para qué sirve, en BeeDIGITAL hemos desarrollado una solución de factura electrónica para pymes, profesionales y autónomos con la que acompañamos a las empresas en sus pasos para adaptarse a la normativa de facturación de inminente entrada en vigor. ¡Descubre nuestra solución Factura electrónica!