¿Cómo crear y enviar una factura electrónica?

1. Qué es una factura electrónica
2.  Ventajas de la factura electrónica
3. Cómo crear y enviar una factura electrónica

La factura electrónica se ha convertido rápidamente en una de las formas preferidas para muchos negocios de tener un control más exhaustivo de sus gastos e ingresos, ahorrando a su vez en tiempo y recursos.

En la era de la digitalización, prácticamente cualquier proceso de negocios hoy en día está convirtiéndose al formato online, debido a los beneficios que esto conlleva. La factura electrónica no es una excepción.

¿Quieres saber qué es exactamente una factura electrónica, qué ventajas conlleva y cómo crear y enviar una? Te lo contamos.

1. Qué es una factura electrónica 

La factura electrónica es una versión digital de las facturas convencionales. Si bien su envío tiene lugar a través de canales digitales, para considerarse una factura electrónica debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ha sido emitida en formato electrónico.
• Su firma y la integridad de su contenido ha sido autenticada. 
• Se envía a través de un sistema de comunicaciones seguro que también garantiza la autenticidad del documento.
• En el caso de las facturas electrónicas estructuradas, su formato permite que los datos sean importados de forma automática por el sistema del cliente. Es decir, elimina la necesidad de introducir información de forma manual ya que los propios sistemas de envío y gestión se ocupan de ello.

De igual manera que las facturas físicas, deben cumplir una serie de requisitos, que se recogen en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE 01/12/2012).

2. Ventajas de la factura electrónica

• Automatiza y agiliza el proceso de facturación. Es más, datos de E-invoicing Basics hablan de la reducción de al menos un 65% en los ciclos de procesamiento de facturas
• Ahorra costes vinculados con el procesamiento de facturas (desde procesos contables, a papel, manipulación…). El mismo informe citado arriba habla de reducciones de entre un 30 y un 90% en los costes vinculados a la gestión de facturas.
• Trabaja en las garantías de cobro de las facturas, permitiendo la monitorización de vencimientos y cobros, entre otras operaciones.
• Supone un método eficaz para eliminar fricciones en las operaciones con Administraciones Públicas. De hecho, la factura electrónica en formato FacturaE es la única forma de facturar a la Administración Pública desde el año 2015.

 

 3. Cómo crear y enviar una factura electrónica

• Los datos a incluir son los mismos que al crear una factura al uso.
• Respecto al formato, actualmente se utilizan principalmente formatos PDF y XML o FacturaE (siento este último el exigido por la administración en España).
• Deberán incorporar la firma electrónica o digital del emisor de la factura.
• Se debe contar además con un certificado homologado por la AEAT y distribuido por entidades como FNMT-CERES o Camerafirma.
• El envío se realiza por medios telemáticos.

En cualquier caso, crear y enviar una factura electrónica pasa por elegir un programa o plataforma capaz de generar este tipo de documento. 

Si bien a día de hoy casi cualquiera de los programas de facturación permiten crear y enviar facturas electrónicas, conviene que cada empresa elija el adecuado a sus circunstancias y necesidades.

El actual es un momento especialmente dulce para aquellas empresas que quieran dar el salto hacia la digitalización de sus procesos a través de acciones como la factura electrónica, gracias a las ayudas del programa Kit Digital financiadas por los fondos europeos.

Nuestra solución de “Factura Electrónica”, compatible con el programa Kit Digital, ofrece la posibilidad de incorporar un programa para emitir facturas electrónicas en formato estructurado, FacturaE. 

De este modo, potenciamos el acceso de las empresas a la facturación automatizada y, por tanto, al resto de ventajas asociadas a la factura electrónica. Entre las funcionalidades destacan: 

• Emisión de un número ilimitado de facturas.
• Control de fechas de vencimiento.
• Realización de copias de seguridad y almacenamiento seguro de hasta un Gb de capacidad.
• Envío automatizado.
• Integración con ERP, de modo que más procesos queden digitalizados e integrados entre sí dentro de la empresa.