Servicios de oficina virtual: ¿cuándo contratarlos para mi empresa?

• Qué son los servicios de oficina virtual
• Qué servicios de oficina virtual son de ayuda para las empresas
• Cómo elegir los servicios de oficina virtual ideales para tu negocio

Los servicios de oficina virtual funcionan a modo de centro de actividad y reunión en un contexto en el que la descentralización y el trabajo en remoto crecen por momentos. 

No obstante, aún existen infinidad de empresas que desconocen los beneficios de los servicios de oficina virtual y cómo pueden impulsar su actividad. 

Te contamos todas las claves para entender la oficina virtual, saber si serán útiles para tu empresa y cómo encontrar la solución de oficina virtual más adecuada para tu negocio.

Qué son los servicios de oficina virtual

Los servicios de oficina virtual engloban todo tipo de herramientas digitales orientadas a facilitar los procesos de una empresa. 

Al igual que el centro de reunión físico, la oficina virtual trata de convertirse en un centro de reunión digital, un espacio desde el que impulsar actividades como:

• Comunicación entre equipos.
• Organización de tareas y reuniones.
• Almacenamiento, intercambio y compartición de documentos.

Se trata así de una solución clave para impulsar la transformación digital de las empresas. 

En un contexto en el que el trabajo en remoto es cada vez más común, los servicios de oficina virtual se han convertido en una de las claves para la organización del trabajo. Es más, a día de hoy, las facilidades y capacidad de una empresa de facilitar el trabajo en remoto son, en gran medida, causa de su éxito a nivel de mejoras en productividad y satisfacción de empleados: el 76% de los trabajadores afirman que estarían más dispuestos a quedarse en una empresa si se les permite una mayor flexibilidad gracias al trabajo en remoto. 

Qué servicios de oficina virtual son de ayuda para las empresas

• Programas para la colaboración de equipos de trabajo. Software como MS Office 365 a menudo se encuentran en el centro de los servicios de oficina virtual. Desde estas plataformas digitales, es posible que los trabajadores trabajen de forma coordinada en la gestión de proyectos, la organización de reuniones y todo tipo de comunicaciones (desde chat a video llamadas).
  
  La colaboración de equipos es un aspecto clave para mejorar la productividad de las empresas. Si bien los últimos datos del INE desvelan que el 75,2% de las empresas con 10 o más empleados proporcionan a sus empleados dispositivos para la conexión móvil a Internet para uso empresarial, la coordinación del trabajo es a menudo tarea pendiente. En este sentido, los servicios de oficina virtual se orientan a solventar este problema.
• Compatibilidad entre los servicios de oficina virtual y los dispositivos móviles que los empleados utilizan para sus procesos de negocio.


• Espacio para almacenar archivos y canales para compartirlos. A medida que la documentación empleada por las empresas se traslada al mundo digital, los servicios de oficina virtual proporcionan facilidades para este tipo de transacciones, incluyendo espacio de almacenamiento y plataformas para acceso remoto y sencillo.


• Herramientas de calendario y agenda de contactos, accesibles para todos los implicados



Cómo elegir los servicios de oficina virtual ideales para tu negocio

Cualquier empresa puede beneficiarse de adoptar los servicios de oficina virtual. No obstante, es clave elegir la solución que se ajuste a cada negocio. En este sentido, una pyme o microempresa presenta necesidades diferentes a las de una empresa de grandes dimensiones, y debe elegir una herramienta acorde a ellas.

Por ello, en BeeDIGITAL hemos diseñado una solución de oficina virtual para pymes, que puede ser financiada mediante el programa Kit Digital y que se compone de funcionalidades como: 
• Suscripción a la licencia Microsoft Office 365 Empresa Basic, perfecta para pequeñas y medianas empresas, además de aplicaciones ofimáticas como Word, Excel, Power Point, Outlook y OneDrive
• Servicio de configuración, personalización y parametrización de la plataforma y el resto de herramientas.
• Formación para utilizar de forma adecuada estas plataformas, incluyendo webinars y píldoras informativas.
• Soporte técnico experto con asistencia vía chat, teléfono y vídeo soporte.
• Creación de un área privada de cliente para gestionar las licencias y revisar todos los procesos, además de contactar con el soporte técnico.

Fuentes:

• El teletrabajo en España y la UE antes de la COVID-19, INE, https://www.ine.es/ss/Satellite?L=es_ES&c=INECifrasINE_C&cid=1259952649680&p=1254735116567&pagename=ProductosYServicios%2FINECifrasINE_C%2FPYSDetalleCifrasINE
• FlexJobs 2019 Annual Survey: Flexible Work Plays Big Role in Job Choices, Flexjobs, 2019, https://www.flexjobs.com/blog/post/survey-flexible-work-job-choices/