Ventajas de la digitalización para las empresas pequeñas

La digitalización de una empresa supone grandes beneficios para organizaciones de cualquier tamaño, pero es quizás en las empresas pequeñas y medianas, que cuentan con recursos generalmente más limitados, donde los efectos pueden ser más visibles.

Comprender qué procesos comprende la digitalización y qué beneficios aporta en las pequeñas empresas es el primer paso para iniciar este proceso, que hoy en día es más importante que nunca. No en vano, muchas empresas han sufrido estas semanas una digitalización express de las relaciones empresa-cliente, a causa de las restricciones provocadas por la pandemia de covid-19.

Pero ahora se hace necesario dar un paso atrás y plantearse una estrategia de digitalización plena, planificada y no improvisada, para exprimir todos los beneficios que puede aportar.

¿Qué es la digitalización de una empresa?

La digitalización de una empresa es la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de un negocio para lograr una transformación completa.

Se trata, por tanto, de utilizar los cambios tecnológicos en beneficio de la propia empresa, pudiendo aplicarlos en diversas áreas:

• Automatización de procesos mediante el uso de equipos tecnológicos. Automatizar procesos impulsa la productividad y garantiza una distribución de recursos eficiente; no solo en aquellos procesos que son físicos (a través, por ejemplo, de la robótica) sino también en áreas como la contabilidad o la recolección de datos.

• Apertura de nuevos canales de comunicación con los clientes. Redes sociales, búsqueda online… las personas han cambiado el modo en que se relacionan con los negocios y las empresas deben adaptarse de forma proactiva. La digitalización de una empresa supone un modo más de impulsar una experiencia del cliente satisfactoria y su fidelización.

• Formación de los empleados. Los planes de formación de las empresas a través de herramientas digitales permiten optimizar la inversión desde el primer momento. Invertir en digitalización si los empleados no van saber utilizar los nuevos procesos acabará por entorpecer su trabajo, en vez de agilizarlo.

Ventajas de la digitalización de una empresa

1. Conecta con clientes cada vez más digitalizados

Internet es hoy un escaparate para negocios de cualquier tamaño. No obstante, solo el 48% de las pymes ha creado una página web, según un estudio de GoDaddy.

Algunas estrategias de acercamiento a los clientes incluyen desarrollar una estrategia de posicionamiento online para lograr que los internautas encuentren el negocio o generar contenidos de calidad en redes para construir relaciones largas que lleven a la fidelización. Además, los diferentes tipos de publicidad online son también plataformas eficientes para multiplicar fácilmente el número de personas que conocen el negocio, sus productos o sus servicios.

2. Gana en eficiencia

La digitalización implica que la empresa avanza hacia la optimización, mediante procesos como la asignación de recursos de acuerdo al Big Data, la automatización o el almacenamiento en la nube.

Aquí radica la especial importancia de la digitalización de una empresa pequeña o mediana: se libera a los empleados de muchos procesos tediosos, que pueden realizarse de forma más eficiente automáticamente. Esto permite explotar al máximo los recursos económicos y humanos de un negocio.

3. Transforma productos o servicios

La digitalización de una empresa no solo conlleva la transformación de procesos internos, sino que puede impulsar también el desarrollo de nuevos productos o servicios. Por ejemplo, una tienda de ropa local que genera un catálogo online y de venta a domicilio, trascendiendo su local físico; o una academia de idiomas que crea cursos online. Ambos están expandiendo el modelo de negocio a través de la digitalización.

La digitalización estimula así la cultura de la innovación y la flexibilidad, adaptando la empresa a la realidad cambiante del mundo actual.

¿Cómo digitalizar una empresa?

1. Analizar las necesidades y los recursos

En primer lugar, la empresa debe estudiar cómo las personas, equipos y procesos en la organización van a poder aprovechar este proceso y qué mejoras pueden aplicarse a través de la digitalización. En esta fase también se establece qué recursos van a emplearse para lograrlo y los objetivos cuantificables que se desea obtener.

2. Asegurar la comunicación interna

La incertidumbre ante el cambio puede incomodar a parte de la plantilla, pero el éxito de la digitalización va a depender de la participación de todos.

Una comunicación interna eficaz se centrará en los beneficios que cada área de la empresa va a lograr gracias a esta transformación.

3. Implementación y formación

La implementación debe tener en cuenta las capacidades actuales de las personas en la empresa y proporcionar los recursos necesarios para su formación, si fuera necesario.

Tan solo un 23,4% de pymes y un 4,0% de microempresas ofrecen formación en nuevas tecnologías a sus empleados, según el último informe e-PYME. No obstante, la formación de los empleados supone un paso esencial para lograr que nadie se quede atrás en el proceso de implementación.

4. Optimización

Tras la implementación, el trabajo de digitalización de una empresa no termina. En la última etapa, será necesario analizar los resultados respecto a los objetivos marcados en la fase de análisis. La finalidad de este proceso es poder corregir aquellos procesos que necesiten mejoras, introduciendo a la empresa en un perfeccionamiento continuo.